ما هي الفاتورة الإلكترونية؟ سؤال يتردد في أذهان كثير من مواطني وتجار المملكة، وذلك بعد الإعلان عن العمل بنظام الفوترة الإلكترونية في كل المعاملات المالية والتجارية، فما هو المقصود بمصطلح الفاتورة الإلكترونية؟ وما هي مميزاتها؟ وكيف يتم إصدارها؟ لا داعي لهذه الحيرة، فمن خلال مقالنا اليوم نوفر لكم كل المعلومات الواجب معرفتها بخصوص الفاتورة الإلكترونية وبأدق التفاصيل.

في إطار مواكبة حكومة المملكة لحركة الرقمنة والتطور العالمي، تم إصدار نظام التعامل بما يعرف باسم ” الفاتورة الإلكترونية”، والفاتورة الإلكترونية هي مجرد فاتورة ولكن يتم إصدارها من خلال سجلات إلكترونية في صورة رقمية، والاحتفاظ بها في سجلات الدولة بحيث يُعتد بها ضمن معاملات المؤسسة، وذلك توفيرًا للجهد والاحتفاظ بالمستندات والأوراق التي تخص الفواتير الورقية، وكذلك لإمكانية إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على كل الفواتير الصادرة عن مكان ما.

يجدر الإشارة أيضًا إلى أن الفاتورة الإلكترونية يجب أن يتم إصدارها باستخدام برنامج معترف به من قبل هيئة الزكاة والجمارك وهي ما تعرف بأنظمة تخطيط الموارد أو برامج المحاسبة، بحيث يمكن ربطها بالهيئة وتسجيل كل الفواتير الصادرة عن المنشأة في سجلات خاصة بها لدى الهيئة.

لا شك أنه يتبادر لذهن كثيرين، لماذا الفاتورة الإلكترونية؟ ما فائدة استخدامها كبديل للفاتورة الورقية؟ .. يمكنكم معرفة الإجابة من خلال الآتي:

• الحد من مشكلة التهرب الضريبي وتحقيق العدالة بين جميع العاملين في مجال التجارة.
• وجود قاعدة بيانات مشتركة يتاح للبنوك والمصارف والمستثمرين والعملاء مشاركتها في أي وقت.
• توفير الوقت حيث يتم تسجيل كل الفواتير على نظام الفاتورة الإلكترونية بدلًا من الاحتفاظ بالمستندات الورقية.
• المعلومات الدقيقة هي أهم ما يميز الفاتورة الإلكترونية، حيث أن نسبة أو احتمالية الخطأ فيها بسيطة جداً، ويمكن الحصول على أي معلومات بسهولة من خلال الإطلاع عليها.
• الأمن الإلكتروني كذلك من مميزات الفاتورة الإلكترونية، فهي تضمن سرية المعلومات وإتاحتها لأشخاص محددين.

الفاتورة الإلكترونية يوجد منها نوعان، ولكل نوع أهميته التي تحتم استخراجها، وهذان النوعان هما:

شكل الفاتورة الضريبية أو الفاتورة التي يسميها البعض فاتورة منشآت، وذلك لأنها تكون صادرة من منشأة وموجهة لمنشأة أخرى، تكون شاملة لجميع عناصر الفاتورة الضريبية، حيث يحتوي شكل الفاتورة الضريبية على رقم السجل التجاري والرقم الضريبي وغيرهما من البيانات الخاصة بعملية البيع والشراء.

تعرف أيضًا بالفواتير الضريبية البسيطة، وذلك النوع هو النوع المتعارف عليه والمنتشر من الفواتير الضريبية، حيث يكون شكل الفاتورة الضريبية المبسطة الصادرة عن منشأة وتكون موجهة لفرد في عمليات البيع والشراء المتعارف عليها.

ويمكننا وصف شكل الفاتورة الضريبية المبسطة بأنها تحتوي على المعلومات الهامة فقط في عملية البيع، والتي تضمن الحفاظ على حقوق المشتري، ويكون شكل الفاتورة الضريبية المبسطة كما هو موضح.

بما أن نظام الفوترة الإلكترونية نظام دخيل ويتم العمل به في المملكة لأول مرة، فقد رأت حكومة المملكة ضرورة تدريج الفكرة للمواطنين والتجار، فبدأت بالمرحلة التمهيدية عن طريق القيام بالتوعية بأهمية الفاتورة الإلكترونية والتعرف باللوائح والقوانين المنظمة لها.

بعد ذلك، يتم تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية على مرحلتين، نذكرهما بشيء من التفصيل فيما يلي:

تعتبر هذه المرحلة هي المرحلة الأولى من تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، وبدأت هذه المرحلة عام ٢٠٢١، وكان الهدف من هذه المرحلة تدريب المنشآت والشركات على شكل الفاتورة الضريبية المبسطة وشكل الفاتورة الضريبية العادية.

جاءت هذه المرحلة دون أي متطلبات بالتواصل مع هيئة الزكاة، وكان المقصود منها إصدار شكل الفاتورة الضريبية من خلال نظام تخطيط الموارد ERP المعتمد من هيئة الزكاة.

في هذه المرحلة من تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية يجب توافر بعض البيانات في شكل الفاتورة الضريبية المبسطة والضريبة العادية، وذلك كالآتي:

• شكل الفاتورة الضريبية في المرحلة الأولى: يجب أن تحتوي على: (عنوان الفاتورة، الرقم التسلسلي للفاتورة، تاريخ ووقت إصدار الفاتورة، معلومات البائع، معلومات المشتري).
• شكل الفاتورة الضريبية المبسطة في المرحلة الأولى: يجب أن تحتوي على مجموعة من البيانات وهي: (كود الاستجابة QR Code، الرقم التسلسلي للفاتورة، تاريخ إصدارها، عنوان المتجر، رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، معلومات البائع والمشتري).

هذه المرحلة بدأت في شهر يناير من العام الماضي (٢٠٢٣)، وهي المرحلة التي يتم فيها عملية الترابط بين المنشآت وهيئة الزكاة، بحيث يتم وصول الفاتورة للهيئة بمجرد إصدارها وحفظها في السجلات الخاصة بالمنشأة.

كما سبق وذكرنا فإنه هناك متطلبات لكل مرحلة في شكل الفاتورة الضريبية، وفي المرحلة الثانية تكون كالتالي:

• شكل الفاتورة الضريبية: (كود الإستجابة QR Code، رقم السجل التجاري، إجمالي سعر الفاتورة).
• شكل الفاتورة الضريبية المبسطة: يضاف فيها إجمالي سعر الفاتورة بالإضافة للبيانات السابق سردها في المرحلة الأولى.

 حذرت هيئة الزكاة من التهاون في تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، حيث أوضحت عقوبة عدم الالتزام بتطبيق المرحلة الأولى من النظام، والتي تبدأ من ٥ آلاف ريالات، وتزداد هذه الغرامات تبعًا لنوع الإخلال بتطبيق الفاتورة الإلكترونية.

العقوبات ستكون أكبر على من لم يقوموا بإصدار فواتير إلكترونية من الأساس ولم يبدأوا في العمل بنظام الفوترة الإلكترونية. كذلك سيتم فرض العقوبات على كل من يقوم بتغيير أو تعديل أي بيان في الفاتورة بعد إصدارها، كما سيتم توقيع عقوبات على كل من لا يبلغ عن الأعطال التي ينتج عنها عدم إصدار فواتير إلكترونية.

بخصوص السؤال الشائع عن الأشخاص الذين سيتم إلزامهم بتطبيق نظام الفاتورة الضريبية الإلكترونية، فنجيب عليه بأن كل شخص أو منشأة يطبق عليهم قانون ضريبة القيمة المضافة ملزمون بتطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، ويجب تقديم كل ما يثبت الإلتزام بتطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية حتى لا تتعرض المنشأة للعقوبات سالفة الذكر.

يستثنى من تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية المطبق عليهم قانون ضريبة القيمة المضافة غير المقيمين داخل حدود المملكة.

نظام ساب هو نظام إلكتروني، ومن خلاله يمكن تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية في أي مؤسسة وربطه بهيئة الزكاة بالمملكة. أي يشترط أن يكون نظام ساب معتمد ومقر به من قبل هيئة الزكاة، ونظام ساب يضمن هذه المميزات باعتباره من أفضل البرامج المحاسبية المتوفرة في الوقت الحالي.

نظام ساب يعمل على تحسين أداء الشركات، وتوفير كل البيانات والدفاتر المتعلقة بالمنشأة في مكان واحد بشكل إلكتروني، ومن خلاله يمكن الحصول على أي تقرير مفصل بخصوص المدفوعات أو الواردات، كما يمكن إعداد الخطط والميزانية عن طريقه بشكل سهل وبسيط.

كما يمكن من خلال نظام ساب إجراء جميع المعاملات المالية والحسابية، والحصول على نتائج دقيقة فيما يخص القراءات الحالية أو حتى القراءات المستقبلية، فهو بمثابة برنامج متكامل وشامل به كل ما يحتاج إليه المحاسبين ومديرين الحسابات وحتى أصحاب الشركات، وأهم مميزاته أنه معتمد من قبل هيئة الزكاة والضريبية في المملكة.