ما هي المرحلة الثانية من نظام الفاتورة الإلكترونية؟ سؤال يتردد في أذهان كل التجار داخل المملكة، وذلك عقب الإعلان عنها والانتهاء من المرحلة الأولى، لذلك من خلال هذا المقال نجيب لك عن كل تساؤل قد يخطر ببالك فيما يخص عن المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية عبر 19 سؤال وجواب.

المرحلة الثانية من نظام الفاتورة الإلكترونية هي المرحلة التي يتم من خلالها عملية الاتصال بين هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مع نظام الفاتورة الإلكترونية، لذلك يطلق عليها مرحلة الربط، وهي مقررة بداية من تاريخ 1 يناير للعام 2023 بشكل مرحلي، وسيتم إشعار الشركات والأفراد المكلفين بتطبيقها قبلها بمدة كافية تصل إلى 6 أشهر تقريبًا.

هناك كثير من المنشآت والشركات المنوطة بتطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، وبشكل مختصر فإنها تختص بجميع الأشخاص الخاضعين لتطبيق ضريبة القيمة المضافة، بالإضافة لأي مصدر يتم من خلاله إصدار فواتير ضريبية، ويستثنى منها غير المقيمين بالمملكة.

بخصوص متطلبات المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية فهي بسيطة ويمكن تلخيصها في الآتي:

• الإقرار بالإلتزام بكل المواصفات التقنية والمواصفات الفنية المقررة للفاتورة.
• ضرورة إصدار الفاتورة بالصيغ المقررة (XML- PDF وتتضمن صيغة XML).
• أن تكون الحلول التقنية الخاصة بالمنشأة تتفق مع المتطلبات المقررة للفاتورة، وأهمها إمكانية الإتصال بالإنترنت.
• يجب أن يكون هناك ربط بين الحلول التقنية للمنشأة مع أنظمة الهيئة أيضًا.

المدة الزمنية المقررة لتطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية هي أربعة أشهر، بحيث بدأت في 1 ديسمبر للعام الماضي 2023، على أن تكون نهاية تطبيقها في 31 مارس للعام 2024.

كل المنشآت الواجب تطبيق المرحلة الثانية من نظام الفاتورة الإلكترونية عليها سيتم إعلام المنشأة قبل تطبيق المرحلة عليها بحوالي 6 أشهر على الأقل من قبل هيئة الزكاة والضريبة.

هناك كثير من الفوائد من ضمنها المساواة بين جميع التجار وتقليل تكاليف إنتاج الفواتير الورقية، بالإضافة لوجود سجلات خاصة بكل شركة ومنشأة والفواتير الصادرة عنها وإمكانية الرجوع لأي منها في أي وقت بسهولة ويسر، بجانب الإستفادة من التكنولوجيا في تسهيل الأعمال المحاسبية ومواكبة تغيرات العصر.

يوجد نوعان أساسيان للفواتير الصادرة في المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، وهما:

• الفاتورة الضريبية: وتكون بين منشأة ومنشأة وتعرف أيضًا بالفواتير من النوع B2B.
• الفواتير الضريبية البسيطة: وتكون هذه الضريبة بين المنشأة والمستهلك، وتعرف أيضًا باسم B2C.

تتكون الفاتورة الضريبية المبسطة من عدة عناصر أهمها:

• تاريخ إصدار الفاتورة ورقم التسلسل الخاص بها وعنوانها.
• بيانات المورد وتشمل اسمه وعنوانه.
• القيمة الإجمالية للفاتورة.
• معدل وقيمة ضريبة القيمة المضافة.
• يكون فيها أيضًا رمز الإستجابة السريعة.
• المجموع الكلي مع الضريبة.

الفاتورة الضريبية تحتوي على نفس عناصر الفاتورة الضريبية المبسطة، بالإضافة لبعض العناصر الأخرى والتي هي:

• جميع المعلومات المتعلقة بالمشتري من الاسم والعنوان ورقم التسجيل الضريبي.
• معلومات التوريد من كمية وسعر ووصف.
• قاعدة التقدير.
• إجمالي قيمة التوريد قبل إضافة الضريبة وبعد إضافتها.
• رقم التسجيل الضريبي للمورد.

خطوات المرحلة الثانية في غاية السهولة، وتشمل القيام بالآتي:

1. التأكد من اختيار حل تقني أو برنامج أو منصة يمكنها الاتصال بشبكة الإنترنت.
2. إمكانية القيام بالربط بين الحل التقني الذي تم اختياره وبين هيئة الزكاة والضريبة بالمملكة.
3. إتمام عملية إصدار الفواتير وحفظها بالصيغ المقررة من قبل الهيئة.
4. وجود الحقول الإضافية التي يجب أن تشتمل عليها الفاتورة مثل خانة المبلغ شامل الضريبية في الفواتير المبسطة، ووجود معرف إضافي للمورد وإجمالي المنتجات وقيمة الفاتورة ورمز الإستجابة في الفواتير الضريبية العادية.

هناك عدة برامج يمكن الاعتماد عليها من قبل المنشآت في تطبيق نظام الفواتير الإلكترونية، ومن أهم هذه البرامج المعتمدة من قبل هيئة الزكاة ما يلي:

1. نظام ساب: يعتبر من أفضل البرامج المحاسبية حاليًا، ويمكن الربط بينه وبين هيئة الزكاة مباشرة.
2. برنامج ديسكيف: من البرامج التي يمكنها القيام بإصدار الفواتير الإلكترونية بشكل مبسط.
3. برنامج أودو: من البرامج أو الأنظمة مفتوحة المصدر، وهو من أشهر البرامج المحاسبية، وأقدمها، ويقدم حلول مختلفة فيما يتعلق بنظام الفاتورة الإلكترونية.

يتم ذلك من خلال القيام بمجموعة من الخطوات، والتي تختلف من برنامج لآخر حسب الحل التقني المستخدم، ولكن بشكل عام فإن الخطوات تتمثل فيما يلي:

1. التأكد من أن تطبيق الفاتورة الإلكترونية مفعل وذلك من خلال إدارة التطبيق الخاص بالفاتورة الإلكترونية الخاضع لهيئة الزكاة والضريبية بالمملكة.
2. يتم تفعيل التطبيق من خلال التوجه لإعدادات التطبيق أولًا.
3. نختار “إدارة التطبيقات”، ومنه نختار تفعيل تطبيق الفاتورة الإلكترونية السعودية.
4. نقوم بتسجيل البيانات المطلوبة وتعبئة الحقول.

يشترط أن تتوافق الأنظمة المختلفة لإصدار الفواتير مع المعايير الفنية الخاصة بمنصة فاتورة لإمكانية الربط بينهما، وأهم هذه المعايير ما يلي:

• أن تكون الفواتير الصادرة عن النظام بالأنظمة المقررة من خلال الهيئة، والصيغة الموضحة وهي PDF أو XML كما ورد في متطلبات إصدار الفاتورة.
• يشترط مشاركة الفواتير الصادرة إلكترونيًا مع العملاء التابعين للمؤسسة أو المنشأة.
• إصدار نسخة من الفاتورة بشكل مطبوع لكي يتم تقديمها للعملاء، أو تقديمها في صورة إلكترونية إذا تم الإتفاق على هذا مع العملاء مسبقًا.
• أن تكون الفواتير الصادرة عن النظام تحتوي على البيانات المطلوبة المتعلقة بكل فاتورة.
• يشترط أن تكون البيانات الصادرة عن النظام غير قابلة للتلاعب ولا التعديل إلا من قبل الهيئة مباشرة، وللهيئة حق التأكد من ذلك بالطرق المناسبة.
• يشترط أن يكون النظام مؤمن بالكامل بحيث لا يمكن لأي جهة أو دخيل التعامل معه وتعديل وحذف أي معلومات من الفواتير المدرجة على النظام.
• يجب أن يكون النظام قادر على إصدار رقم التعريف الموحد عالميًا (UUID) بجانب إصدار الرقم التسلسلي.
• إمكانية إصدار ختم تشفير متعلق بكل فاتورة صادرة عن النظام، بالإضافة لإمكانية إنشاء دالة تشفير -نص يمكن تحويله لشفرة- للاحتفاظ بالبيانات بسرية.
• وجود عداد فواتير في النظام يقوم بحساب عدد الفواتير التي يتم إصدارها.
• قدرة النظام على الاتصال بالإنترنت والربط مع أنظمة أخرى من التي تحددها الهيئة.

تتم عملية الربط من خلال مشاركة المنشأة أو التاجر الفواتير مع الهيئة، وبعد مراجعتها والموافقة عليها تقوم الهيئة بإعادة إرسالها للبائع لكي يقوم بمشاركتها مع المشتري. 

تتنوع الغرامات المقرر تطبيقها عند عدم الالتزام بنظام الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية، ومن ضمن هذه الغرامات دفع مبالغ ما بين 5000 ريال وحتى 50000 ريال والتي تختلف تبعًا لنوع المخالفة المرتكبة.

يمكنك الحصول على الدعم الفني من خلال التواصل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر موقعها واختيار الدعم والمساعدة من قائمة الخدمات الموجودة في أسفل الصفحة.

يمكنك التأكد من إدراج منشأتك ضمن نظام الفاتورة من خلال قائمة المتقدمين بطلب تزويد خدمات الفوترة الإلكترونية من هنا أولًا، ثم التأكد من النظام الذي تتعامل معه من خلال خدمة الدعم الفني الخاصة بالنظام، كما أن الهيئة ستقوم في وقت قريب بإصدار أسماء أهم البرامج والأنظمة السحابية المعتمدة من خلالها.

يمكنك الحصول على المزيد من المعلومات حول المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية من خلال موقع الزكاة والضريبة والجمارك، أو من هنـــا.

يجب أن يكون التطبيق مطابقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبية والجمارك التي قامت بوضعها، وأن يكون البرنامج منظمًا بشكل يسمح بتبادل المعلومات واستخراجها بسهولة ويسر، كما يمكنكم مطالعة أهم مقدمي البرامج المعتمدين من قبل الهيئة من هنــا.

في ظل التقدم السريع نحو التحول الرقمي، تصبح المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية خطوة حاسمة. من خلال الإجابة عن الأسئلة الأكثر شيوعًا حول هذه المرحلة، يصبح من الواضح أن الامتثال للمتطلبات الجديدة ليس فقط ضرورة تنظيمية، ولكنه أيضًا فرصة للشركات لتحسين كفاءتها وشفافيتها.

يُعد SAP نظامًا مثاليًا لمساعدة المؤسسات في التعامل مع هذا التغيير. بفضل قدراته على دمج العمليات التجارية، وضمان الامتثال للأنظمة المحلية والدولية، يمكن لنظام SAP أن يكون الشريك المثالي في رحلة التحول الرقمي. سواء كان الأمر يتعلق بتبادل البيانات بطريقة سلسة وآمنة، أو بضمان توليد فواتير إلكترونية وفق المعايير المطلوبة، فإن SAP يوفر لك الحلول الشاملة لضمان أن أعمالك تسير بسلاسة وبدون عقبات.

ختامًا، بينما تتقدم المملكة نحو تحقيق أهدافها في رؤية 2030، فإن الفاتورة الإلكترونية تمثل جزءًا مهمًا من هذا التحول. ومع أن التغييرات قد تبدو معقدة، فإن التوجه إلى حلول متكاملة مثل SAP يساعد في جعل هذا التحول أسهل وأكثر فعالية. لا تتردد في استكشاف الخيارات المتاحة والتأكد من أن نظامك يلبي جميع المتطلبات، مما يضمن لك الانتقال السلس والبناء للمستقبل الرقمي.