يعتبر رمز الاستجابة السريع من الرموز الحديثة التي يتم استخدامها في جميع المجالات تقريبًا، وبصفة خاصة يتم استخدامه في المجال المحاسبي ونظام الفاتورة الإلكترونية لضمان خدمة أفضل وأكثر مواكبة للعصر وتطورات التكنولوجيا، من خلال مقالنا اليوم نتعرف على كل ما يخص رموز الاستجابة وشروط صحتها لكي يتم العمل بها وما البيانات الواجب تضمنها في هذه الرموز والأنظمة المحاسبية التي تدعم العمل بها.

رمز الاستجابة السريع أو ما يعرف اختصارًا (QR Code) هو نظام تشفير يكون عبارة عن مجموعة من الرموز المرسومة على شكل مربع،  وتكون باللون الأسواد وبينها فراغات باللون الأبيض، ويتم مسحها لمعرفة ما ترمز إليه أو ما تعبر عنه.

استخدامات رمز الاستجابة السريع كثيرة ومختلفة، حيث يدخل في كل المجالات الحالية تقريبًا كتطبيق تكنولوجي يسهل من الوصول للمحتوى الخاص بكل شركة أو مؤسسة، فمثلًا يستخدم في مجال التكنولوجيا للوصول للأرقام السرية وتسجيل الدخول في المواقع والمنصات المختلفة، كما يستخدم في مجالات السياحة عن طريق طباعته على التذاكر والدخول للمناسبات المختلفة عن طريق مسحه، كما يتم استخدامه في مجالات المطاعم لإظهار قوائم الطعام وغيرها، وحتى في مجالات الإقتصاد والمحاسبة لا غنى عنه داخل أي مؤسسة حيث يستخدم في نظام الفاتورة الإلكترونية.

كما سبق وأشرنا فإن رمز الاستجابة السريع هو رمز يتم استخدامه للاحتفاظ بمعلومات محددة عن طريقه والحصول عليها بمجرد مسحه إلكترونيًا، وتبعًا لما أقرته هيئة الزكاة والدخل بالمملكة فلا بد أن تتضمن الفواتير الإلكترونية رمز الاستجابة السريع الخاص بها للاحتفاظ بكافة المعلومات الخاصة بها.

رغم أنه من الأيسر إصدار الفواتير المعتادة وببيانات واضحة ومكتوبة، إلا أن نظام رمز الاستجابة السريع يعتبر نقلة في مجال الاقتصاد والمحاسبة، فهو يضمن عدة مميزات للبائع والمشتري منها مثلًا:

•  الأمان للعميل ودقة المعلومات الموجودة في الفاتورة دون تلاعب في الأسعار أو تغيرها.
• يتيح رمز الاستجابة السريع الاحتفاظ بنسخة من هذه المعلومات لدى الشركة الصادر عنها الفاتورة والرجوع إليها في أي وقت.
• تسهيل عمليات تحصيل الضرائب وحسابتها دون أي تلاعب أو تحيز وذلك لوجود سجلات تتضمن كل العمليات الخاصة بالبيع والشراء والمثبتة بالتواريخ والأرقام.
• الفاتورة الإلكترونية تحتوي على كافة المعلومات التي يحتاج المشتري لمعرفتها -والتي قد لا تكون بنفس الأهمية للبائع- من خلال رمز الاستجابة السريع يمكنه الحصول على كل البيانات التي يحتاج لمعرفتها عن المنتج مثل بلد التصنيع أو الخامات المستخدمة.

طبقًا لما أقرته الهيئة العامة للزكاة والدخل في المملكة، فإنه لا بد من توافر بعض الشروط في رموز الاستجابة السريعة في الفاتورة الإلكترونية لكي يتم اعتمادها والاعتراف بها، وهي كالتالي:

• لا يمكن مسح رمز الاستجابة السريعة عن طريق الكاميرا العادية: يعتبر هذا شرطَا أساسيًا، بمعنى أن رمز التشفير الموجود في الفاتورة (QR Code) لا يجب أن يكون متاح مسحه وفك شفرته عن طريق الكاميرا العادية في الهاتف.
• صيغة تشفير محددة وملزمة: من أهم شروط مطابقة رمز الاستجابة السريعة أن يتم تشفير معلومات الفاتورة باستخدام رمز استجابة سريع يكون بصيغة محددة وهي Base64 Encode، ولا تقبل أي رموز مشفرة بأي صيغة أخرى.
• فك تشفير رمز الاستجابة السريع بواسطة تطبيقات المسح الضوئي: من أهم الشروط التي وضعتها هيئة الزكاة أن تكون رموز الاستجابة السريعة جاهزة للمسح الضوئي عن طريق استخدام تطبيقات محددة ومخصصة لمسحها ضوئيًا، وهذا ما يتفق مع الصيغة السابق ذكرها سلفًا.

كما سبق وأشرنا فإن رموز الاستجابة السريعة لا بد أن تحتوي على كافة البيانات المتعلقة بالفاتورة الإلكترونية، وبشكل أكثر تفصيلًا فإن المعلومات الواجب توافرها في رمز الإستجابة هي كالتالي:

• بيانات الشركة أو المؤسسة: من المعلومات الأساسية في رمز الإستجابة السريع أن يتضمن كل البيانات المتعلقة بالمؤسسة مثل اسمها والعنوان والتفاصيل الرئيسية الخاصة بها.
• قيمة المشتريات الإجمالية: لا بد أن يتم ذكر المبلغ الإجمالي للفاتورة والكمية المبيعة بشكل مفصل وواضح مع توضيح العملة.
• نسبة الضريبة المفروضة: يتم تضمين قيمة الضريبة ونسبتها تبعًا للقيمة الإجمالية للفاتورة وتوضيحها كبيان أساسي.
• تاريخ الفاتورة: من الأمور الواجب توضيحها في أي فاتورة من خلال رموز الإستجابة تاريخ ووقت عملية البيع، حيث يرتبط ذلك بالسجلات الخاصة بالمؤسسة بالإضافة لتحديد مدة الاسترجاع والإستبدال المقررة طبقًا للهيئة.
• الرقم الضريبي للشركة أو التاجر: من المعلومات الضرورية والواجب تضمينها في الفاتورة الإلكترونية كتابة رقم التسجيل الضريبي التابع للمنشأة أو التاجر صاحب عملية البيع.
• بيانات المنتج: طبقًا لنوع المنتج يتم تحديد بعض البيانات والمواصفات الخاصة به والتي تختلف تبعًا للمجال أو القطاع الذي يتبع له.

حرصًا من هيئة الزكاة والدخل بالمملكة على تقديم أفضل خدمة للبائع والمشتري، فقد أتاحت إمكانية التأكد من صحة رمز الاستجابة عن طريق القيام بالخطوات التالية:

• تحميل التطبيق التابع للهيئة على الهواتف المحمولة الداعمة لنظام أندرويد من هنـــا، أما الهواتف من النوع آيفون فيتم تحميل التطبيق الخاص بها من هنــــا.
• نقوم بفتح التطبيق ومن الصفحة الرئيسية له نختار “مسح رمز الاستجابة السريعة”.
• نحدد اختيار “التحقق من الفواتير الإلكترونية” ونقوم بالضغط عليه.
• نختار مسح رمز الاستجابة “Scan QR” .
• باستخدام برنامج مسح ضوئي نقوم بتصوير رمز الاستجابة، وفي حالة صحة الفاتورة الإلكترونية يتم عرض بيانات الفاتورة والسابق ذكرها في الفقرة السالفة.

من البرامج المعروفة في مجال المحاسبة والتي أثبت فعالية كبيرة وحازت على ثقة ملايين المستخدمين حول العالم برنامج  ساب بيزنس وان SAP Buisneses one، لذلك من الأسئلة المتكررة هل يدعم البرنامج رموز الإستجابة السريعة الخاصة بالفواتير الإلكترونية؟

الإجابة هي: نعم، فبرنامج ساب يعتبر من البرامج المعتمدة من قبل هيئة الزكاة والدخل، وبالتالي فهو يستخدم نظام رمز الاستجابة السريع في إعداد الفواتير الإلكترونية وذلك لأنه هذا النظام من متطلبات صحة الفواتير الإلكترونية طبقًا لما أقرته الهيئة.

بالإضافة لدعمه لنظام رموز الإستجابة السريعة، فإن برنامج ساب بيزنس وان من البرامج المميزة التي تقوم بتبسيط العمليات المحاسبية والمعاملات المالية بشكل فائق، بالإضافة لقيامه بعمل السجلات المختلفة للاحتفاظ بكافة البيانات والمعلومات الخاصة بكل فاتورة وكل قسم في المؤسسة وأرشفتها للرجوع إليها في أي وقت حسب الحاجة.

من مميزات برنامج ساب بيزنس وان أيضًا أنه يسهل كثير من عمل الموظفين وحتى العملاء، فهو يضمن السرعة وتوفير الوقت والمجهود للعاملين، بجانب توفير المصداقية والشفافية للعملاء وإمكانية الوصول للمعلومات والتواصل مع ممثلي الشركة أو المؤسسة في أي وقت.