برنامج sap business one لإدارة الشركات الصغيرة والمتوسطة

تحديات في إدارة المخزون، تأخر في التوزيع والمبيعات، عدم الدقة في التقارير المالية، هذا ما قد تمر بيه الشركات وأكثر إذا لم تعتمد على حلول برمجية تنقذها من تلك العقبات بشكلٍ عاجل

ومن يلعب دور الإنقاذ هذا بكفاءة واحترافية عالية هو برنامج sap business one، إذ لا يُعد تطبيقًا فحسب، وإنما هو شريك النمو لكافة أقسام الشركة.

في هذا المقال سنأخذك في جولة تعريفية حول أفضل برنامج محاسبي للشركات الصغيرة والمتوسطة، ودوره في تحسين أداء الشركة، ورفع كفاءة العمل.

يُعرف هذا البرنامج كواحد من أفضل الحلول البرمجية المصممة خصيصًا للشركات الصغيرة والمتوسطة لمساعدتها على إدارة كافة عملياتها المحاسبية والإدارية والتجارية؛ بدءًا من المعاملات المالية، إدارة المبيعات، إدارة المشتريات، إدارة المخزون، إدارة العملاء وحتى إعداد التقارير بمختلف أنواعها، ويعتمد في عمله على أتمتة كافة العمليات وبالتالي تقليل الأخطاء اليدوية والوقت والجهد المبذول.

يتميز البرنامج بالتخصصية، إذ ينقسم إلى عدة تطبيقات كل واحد منها يتولى مسؤوليات معينة؛ غرضها الأساسي إتمام أعمال مختلف الأقسام في الشركة على أكمل وجه، وهي كالآتي:

يعتمد البرنامج على تقنيات برمجية وتكنولوجية هدفها إدارة العمليات المالية بمختلف أنواعها بدقة وإتقان؛ بما فيها من مهمات تتمثل في إدارة الحسابات العامة، والميزانيات، والمصروفات، والضرائب بلا أخطاء التدخل اليدوي واختصار الكثير من الوقت والجهد المبذولين.

يحافظ أيضًا البرنامج على مراقبة كافة العمليات المالية وكيف تتم، فمن خلاله يمكن إدارة عمليات التدفق النقدي مع تتبع الأصول الثابتة مرورًا بالتحكم في الميزانيات المعروضة بكل تفصيل وحتى متابعة التكاليف المدفوعة في المشاريع.

تستهلك الأعمال البنكية عادة الكثير من الوقت عند إتمامها بالطرق التقليدية، وقد يتخللها الكثير من الأخطاء، لذا فإن برنامج SAP يساعد الشركات على اختصار تلك الخطوة بكل سهولة، من خلال توفير معالجة التسويات، وكشوف الحسابات البنكية، والدفعات بشكل مؤتمت تمامًا، وليس ذلك فحسب، وإنما يدعم أيضًا أساليب دفع متنوعة مثل الشيكات والنقد والتحويلات البنكية، وبالتالي تكامل التعامل مع البنوك.

ومع كافة تلك العمليات المتنوعة التي توفر فريق قسم المالية الكثير، يتخذ البرنامج دورًا هامًا آخرًا ألا وهو إعداد التقارير المالية بمختلف أنواعها مما يساعد على الرؤية الشاملة لبيانات الشركة المالية واتخاذ القرارات الدقيقة.

تشمل دورة المبيعات عدة مهام ومحطات تحتاج إلى الدقة في العمل لضمان إتمامه من البداية إلى النهاية بلا أخطاء قدر الإمكان، فكيف يساعد البرنامج على تسهيل عملياتها؟

يوفر البرنامج تتبع  الفرص البيعية؛، بدايةً من جهة الاتصال الأولى حتى إغلاق صفقة البيع، مما هذا يساعد قسم المبيعات على إدارة ومراقبة تقدم العمل بكفاءة.

ومن أبرز المهام التي توفر الكثير من الوقت في هذا القسم، هو أن البرنامج يساعد في إنشاء قوائم عروض الأسعار، مع تحويلها إلى أوامر مبيعات، إلى جانب عملية إصدار الفواتير.

ولا يجوز التحدث عن برنامج محاسبي مثل برنامج SAP دون أن نذكر دوره في تتبع العملاء المحتملين، ونظام الـ CRM المميز الخاص به الذي يوفره لإدارة علاقات العملاء وتحسين تجربتهم.

تُعد عملية إدارة المشتريات هي أداة استراتيجية، وإذا حسُن استعمالها ستضاعف من فعالية الأداء، وفي برنامج sap business one تستطيع الشركات التحكم بدقة في تلك الأداة من خلال:

• تسجيل استلام البضائع في النظام.
• معالجة فواتير الموردين ومطابقتها مع أوامر الشراء واستلام البضائع لضمان الدقة.
•  إصدار أوامر الشراء للموردين المعتمدين بناءً على طلبات الشراء.
• إنشاء ما يُعرف بطلبات الشراء لتلبية احتياجات المخزون.
• إدارة عمليات المرتجعات إلى الموردين.

عدم إدارة المخزون بشكل جيد قد يؤدي إلى تعطيل الإنتاج وتضرر العلاقات مع العملاء والموردين، ولتجنب هذا الأمر وغيره من العواقب يقدم برنامج SAP ما يلي:

• تحديث مستويات المخزون تلقائيًا سواء بسبب البضائع الواردة من الموردين أو الصادرة للمبيعات.
• توفير تقارير شاملة حول مستويات المخزون،لمعرفة الرواكد والنواقص واتخاذ القرارات المناسبة لإدارة كل منهما مثل إعادة الطلب أو عمل عروض لعدم التعرض لأي شكل من أشكال الخسارة.
• أدوات لجرد المخزون، من خلال مطابقة الكميات الفعلية مع السجلات الرقمية وبالتالي تقليل الفاقد.

يقول الأب الروحي في علم الإدارة بيتر دراكر: “ما يتم قياسه يتم إدارته”  

ووظيفة التقارير والتحليلات إذا ما تمت بدقة هي تجنب أية ثغرات تواجه العمل ومن ثمّ التحكم به وإدارته بشكل مثالي، لذا يوفر برنامج sap business one:

• قوالب جاهزة تغطي كافة جوانب الأعمال وتسهل عمليات تحليل البيانات.
• لوحات المعلومات التفاعلية التي تتتبع الإيرادات والتكاليف والتدفق النقدي بدقة، وتقييم الأداء، ويمكن عرضها على أجهزة سطح المكتب أو الأجهزة المحمولة، مما يوفر مرونة في الوصول إلى المعلومات.
• التقارير والتحليلات؛ الفورية والمحددة مسبقًا، التي تساعد المختصين على متابعة تغيّر البيانات أولًا بأول واتخاذ القرارات على الفور.

من أهم ما يميز برنامج sap business:

1- الدقة العالية: إذ يُحدّث البرنامج باستمرار من قِبل مطوريه، ويُغذى بوظائف جديدة من التعلم الآلي وتقنيات الذكاء الاصطناعي التي يمكنها التعامل بحرفية مع كميات ضخمة من البيانات وتحليلها تحليلًا دقيقًا دون وقوع أية أخطاء مع التنبؤ بالاتجاهات المستقبلية من خلال الخوارزميات التحليلية المتقدمة وبالتالي القدرة على اتخاذ قرارات سليمة ومربحة.

2- المرونة والقابلية للتوسع: من الميزات الإضافية التي يتمتع بها برنامج SAP B1 أنه عند توسع الشركات الناشئة وتطور أعمالها يتوسع النظام الخاص بالبرنامج تباعًا عن طريق إمكانية إضافة وحدات جديدة دون التأثير على النظام الحالي أو تعطيل الأعمال للإنتقال إلى نظام آخر.

3- التكامل بين أقسام الشركة المختلفة: فمن خلاله تعمل الأقسام معًا كما لو كانت قسمًا واحدًا، وذلك لأنه يربط البيانات الخاصة بالمبيعات والمخزون والمحاسبة والموارد البشرية وغيرها مع بعضها البعض في نظام واحد مما يوحد البيانات ويحسّن التنسيق بين كافة الأقسام.

4- تحسين خدمات العملاء: فمن خلال إضافة أداة الـ CRM يمكن معرفة تفضيلات وعادات الشراء لدى العملاء عن طريق الخوارزميات، بالإضافة إلى قدرته على تحسين إدارة المخزون وضمان توفر المنتجات لتجنب أية مشكلات تخص تأخر التسليم، إلى جانب أيضًا توفير تقارير دقيقة تتعلق بكل ما يخص العملاء لمعرفة أية نقاط ضعف قد تحتاج إلى علاج.

5- سهولة استخدامه في أي وقت ومن أي مكان: من أهم مميزات برنامج sap business one أنه متاح استخدامه  لكل من iOS وAndroid، وبالتالي هذا يسهّل على كافة العاملين في الشركة استخدامه من خلال هواتفهم أو أجهزتهم اللوحية، ويتيح أيضًا لأصحاب العمل متابعة عملهم من أي مكان إذا كانوا يتنقلون باستمرار.

هناك عدة خطوات معتمدة لتثبيت برنامج sap business one، تتمثل في الآتي:

• تثبيت مكونات الخادم لـ SAP Business One، ثم تثبيت عميل SAP Business One.
• الحصول على حزمة التثبيت من خلال بوابة SAP أو من خلال شريك SAP المعتمد، والحصول أيضًا على قواعد البيانات مثل Microsoft SQL Server وSAP HANA، مع مفتاح الترخيص لتفعيل البرنامج. 

من أبرز ما يتسم به برنامج sap business one أن به بعض التعقيد، لذا أثناء تطبيقه في الشركات يحتاج إلى متخصصين لتسهيل تلك العملية وما بها من استشارات وتدريب للموظفين.

لذا نساعدك في Axis4BS على توّلي تلك المهمة، والسير خطوة بخطوة لضمان التنفيذ على أكمل وجه من خلال الخطوات التالية:

• تقديم التحديثات التي تقدمها شركة SAP للنظام.
• فهم كل ما يتعلق بالشركة وأهدافها، وتحليل الوضع الحالي بها وما تتطلبه من احتياجات.
• تقديم أفضل الحلول والاقتراحات الموجودة بالبرنامج لسد احتياجات الشركة.
• تصميم النظام وفق الاحتياجات، وتوصيله بالبنية التحتية التقنية للشركة.
• دمج البيانات بالنظام الجديد لضمان عدم فقدان أية معلومات.
• تقديم جلسات تدريبية للموظفين لمعرفة كيفية استخدامه.
• التواجد باستمرار وتقديم الدعم الفني والتقني للشركة.

هناك عدة خطوات معتمدة لتثبيت برنامج sap business one، تتمثل في الآتي:

• تثبيت مكونات الخادم لـ SAP Business One، ثم تثبيت عميل SAP Business One.
• الحصول على حزمة التثبيت من خلال بوابة SAP أو من خلال شريك SAP المعتمد، والحصول أيضًا على قواعد البيانات مثل Microsoft SQL Server وSAP HANA، مع مفتاح الترخيص لتفعيل البرنامج. 

إن تثبيت برنامج sap business one هو الخطوة الاستثمارية التي لن تخسر أبدًا، فإذا كنت ترغب في زيادة قدرتك التنافسية في السوق، ورفع كفاءة الأداء وتحسين رضا العملاء تواصل معنا ولا تتردد فريقنا على أتمّ الاستعداد لمساعدتك.