كيف تستخدم برنامج ساب بزنس وان لإدارة الموارد البشرية؟

الموارد البشرية هي قلب أي منظمة، تضخ الحياة فيها، فكيف السبيل إلى إداراتها بإتقان للحفاظ على دورة حياة الشركات؟

كلمة السر تكمن في الحلول البرمجية وأنظمة الـ ERP، التي من خلالها يمكن إدارة هذا النوع من الموارد بدقة شديدة، وإذا كانت تلك الشركات ناشئة أو متوسطة، فإن الأمر يلزمه برنامج ساب للموارد البشرية الذي يُستخدم في كافة أنحاء العالم ويدعم مختلف اللغات

في هذا المقال نتناول مهمات برنامج ساب بزنس وان وآلية عمله في هذا القسم.

في هذا الوقت الحالي الذي يشهد قفزات تكنولوجية غير معهودة، أصبح الاعتماد على الحلول البرمجية أمرًا أولويًٍا وليس رفاهية، وفي كافة أقسام الشركات وليس فقط قسم الموارد البشرية، ويرجع هذا الأمر إلى ما يوفره البرنامج من عدة ميزات جوهرية تظهر فيما يلي: 

1. توفير الوقت والجهد، فسابقًا كانت تفاصيل الحضور والانصراف والرواتب وتقييم الأداء يتطلب وقتًا كبيرًا ومجهودًا روتينيًا مملًا، أما الآن فساهمت الحلول البرمجية على اختصار تلك الخطوات وإتمامها في بضع دقائق دون بذل أي جهد جبار.
2. زيادة دقة البيانات، فالمجهود البشري مهما بلغ دقته حتمًا ما يتعرض للخطأ؛ كالسهو والنسيان وغيره، وهذا ما تتغلب عليه التقنيات البرمجية، فهي لا تنسى ولا تسهو، وبالتالي تضمن صحة البيانات طوال الوقت.
3. تحسين أداء الموظفين، تسهم أنظمة الـ ERP في رفع كفاءة أداء الموظفين في مختلف الأقسام، وتوفر تقارير تحليلية دقيقة تعرض التقييم الخاص بهم مما يساعد على معرفة نقاط قوتهم وضعفهم.
4. إدارة فرق العمل بسهولة، من أهم مميزات تلك البرامج أنها مرنة، يمكن استخدامها عن بُعد، وبالتالي إذا توسعت الشركة وشملت موظفين من كافة أنحاء العالم فيمكن أيضًا إدارتهم بكل سهولة.

برنامج ساب بزنس وان هو أحد الحلول المعتمدة من قِبل كافة أنواع الشركات في جميع أنحاء العالم، فتتمتع الشركة المسؤولة عنه SAP بخبرة أكثر من 50 عام في تقديم حلول ERP للشركات في مختلف الصناعات، ويُستخدم في أكثر من 170 دولة، وهو مُقدم بالتحديد للشركات الصغيرة والمتوسطة.

وعندما نتحدث عن أدواره في إدارة الموارد البشرية فإن الشرح يطول، إذ يقدم عدة مهمات؛ إليك شرحها بالتفصيل:

يتمتع برنامج ساب بزنس وان بقاعدة تخزين مركزية، يُضاف عليها جميع بيانات الموظفين، مما يسهل الوصول إليها من مختلف الإدارات المعنية، وتشمل تلك البيانات المُخزنة ما يلي: 

• إدارة الشهادات والدورات التدريبية الخاصة بالموظفين.
• البيانات الشخصية مثل الاسم، العنوان، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، والحالة الاجتماعية.
• عقود العمل التي تشمل تاريخ التعيين، نوع العقد، والمدة، ويسهل تحديثها بسهولة من خلال البرنامج.
• تقييم الأداء الدوري للموظفين، وبالتالي القدرة على توفير ترقيات أو تدريبات حسب التقييم.
• توثيق المشاريع التي يعمل عليها الموظفون، مما يساعد على تتبع ساعات العمل.

يمكن تسهيل تلك العمليات أضعاف الأضعاف مقارنة بالطرق التقليدية السابقة، إذ يوفر برنامج ساب لإدارة الموارد البشرية من خلال المنصة حساب الأجور الخاصة بالموظفين، سواءً بناءً على ساعات العمل أو الرواتب الشهرية،  بالإضافة إلى حساب الأجور الإضافية.

يمكن أيضًا حساب الضرائب تبعًا للقوانين المحلية، وخصم قيمة التأمينات الاجتماعية حسب نظام الشركة، مع إتاحة حساب المعاملات المالية الأخرى مثل القروض أو الحوافز.

يوفر برنامج ساب بزنس وان إمكانية استخدام تطبيقات الهواتف الذكية لتسجيل الحضور والانصراف، خاصة للفرق العاملة عن بُعد.

يساعد برنامج ساب لإدارة الموارد البشرية على تتبع أداء فرق العمل وتقييمها في مختلف الأقسام عن طريق: 

• وضع أهداف جماعية وفردية لفرق العمل في مختلف الأقسام لزيادة الإنتاجية.
• توفير قوالب جاهزة لنماذج التقييم التي تتضمن مراجعة أداء فريق العمل من جودة والتزام بالمواعيد والتعاون وغيرها من النقاط التي يُعرف من خلالها نقاط قوة وضعف الموظفين.
• إنشاء تقارير توضح أداء الموظفين بناءً على البيانات المجمعة لتحسين العمليات وتحديد من هو يحتاج إلى ترقيات ومكافآت أو تدريبات.

نظرًا لخصوصية البيانات المتعلقة بإدارة الموارد البشرية، يوفر برنامج ساب نظام حماية عالي التشفير للحفاظ على أمن البيانات المختلفة لكافة الأقسام، وتبدأ آلية عمل هذا النظام من خلال التحكم في صلاحيات الوصول، فكل موظف يمكنه الوصول إلى البيانات بناءً على دوره ووضعه داخل الشركة، فمثلًا يستطيع فريق الموارد البشرية الوصول الكامل إلى سجلات الموظفين، بينما يقتصر وصول المدراء على المعلومات المتعلقة بأعضاء فرقهم فقط.

يتمتع برنامج ساب لإدارة الموارد البشرية بالامتثال لمعايير الأمان الدولية مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وهذا يساعد على منع تسرب أية معلومات خاصة بفرق العمل أو الشركة في حال تعرض شبكة المنصة للاختراق.

يوفر البرنامج ميزة أيضًا تعرف بسجلات التدقيق التي تسمح بتتبع كافة التغييرات التي تتم على بيانات الموارد البشرية في مختلف الأقسام، فتُسجل أية تعديلات تمت سواء كانت خاصة بعمل الموظفين أو بياناتهم المالية والشخصية بالوقت والتاريخ وهوية الشخص الذي أجرى هذا التعديل، منعًا لحدوث أي نوع من أنواع التلاعب.

فيمكن من خلال برنامج ساب لإدارة الموارد البشرية إتمام عمليات التوظيف من الألف إلى الياء بمساعدته، فيمكن نشر إعلانات الوظائف الشاغرة عبر منصات متعددة (الموقع الإلكتروني للشركة، منصات التوظيف، الشبكات الاجتماعية) مباشرة من خلال النظام، ومن ثمّ استقبال الطلبات عليه تلقائيًا لفرز المتقدمين واختيار الأفضل من بينهم.

بعد ذلك يستطيع الـ HR المسؤول جدولة المقابلات مع المرشحين، بعد المقابلات تقييمهم وفق المهارات والخبرات والمقارنة بينهم من خلال واجهة المنصة بكل سهولة.

بمجرد التعيين، يتم نقل بيانات المتقدمين تلقائيًا إلى نظام إدارة الموظفين، وإدارة العقود والاتفاقيات والبيانات الخاصة بهم عبر المنصة الخاصة بالنظام.

لكي يعمل برنامج ساب لإدارة الموارد البشرية بكفاءة لا بد أن يترابط عمله بعمل الأقسام الأخرى، والأدوات البرمجية الحديثة كما يلي:

لكي يعمل برنامج ساب لإدارة الموارد البشرية بكفاءة لا بد أن يترابط عمله بعمل الأقسام الأخرى، والأدوات البرمجية الحديثة كما يلي:

لتسهيل الأعمال المؤسسية داخل الشركة والتفاعل السلس مع أعضاء الفريق، يمكن ربط برنامج ساب لإدارة الموارد البشرية مع أدوات مثل Microsoft Teams أو Slack لأتمتة سير العمل.

 يسهم التكامل بين هذا القسم وقسم إدارة الموارد البشرية في إدارة العمولات، تتبع أداء الموظفين، وربط بيانات الموارد البشرية مع أهداف المبيعات ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).

يدعم برنامج ساب لإدارة الموارد البشرية التكامل مع قسم تكنولوجيا المعلومات، وذلك من أجل إدارة صلاحيات المستخدمين، ضوابط الوصول، وضمان الامتثال الأمني لحماية البيانات وتحديد مستويات الوصول المناسبة للعاملين في الشركة.

 يتكامل SAP Business One مع أدوات مثل SAP Analytics Cloud لتقديم تقارير موارد بشرية متقدمة ولوحات بيانات تدعم اتخاذ القرارات الحالية والمستقبلية.

يحتاج نوع الموارد هذا إلى حسن الإدارة بالاعتماد على الحلول التقنية الجديدة مثل برنامج ساب لإدارة الموارد البشرية، الذي سييسر العديد من العمليات المتعلقة بهذا القسم؛ وتباعًا سيظهر تأثير أدائها على باقي أقسام الشركة وكفاءتها بشكل عام.

في AXIS 4B نساعدك على تثبيت برنامج ساب بزنس وان باحترافية في شركتك وتدريب موظفيك على استخدامه بالإضافة إلى تقديم استشارات دورية يمكن من خلالها معرفة كافة التطورات والخبايا في البرنامج والتحكم فيه بأفضل شكل، تواصل معنا الآن لنساعدك.