ما هي إدارة المخزون؟ تعتبر  إدارة المخازن من العمليات الدارجة والمنتشرة في الأوساط التجارية، وهي عملية في غاية الأهمية لا غنى عنها لأي عمل تجاري ناجح، لذلك من خلال مقالنا اليوم نتعرف سويًا على مفهوم إدارة المخازن وأهميتها، وما هي المهام المكلف بها مشرف المخزن، بالإضافة لمعرفة كثير من المصطلحات المرتبطة بعملية إدارة المخازن.

إدارة المخازن هي عملية يمكن عن طريقها التعامل مع الكميات المخزنة بشكل صحيح، بحيث يتم تنظيمها وتصنيفها وإدارة الكميات المختلفة منها فيتم تحديد الأولوية في البيع أو الشراء، كما يتم من خلالها التخطيط لاحتياجات الشركة المقبلة.

بالإضافة إلى ذلك، يتم التعامل مع إدارة المخزون بشكل صحيح حتى يتم القيام بعمل صيانة وتوفير أفضل ظروف لحفظ المخزونات المختلفة، وتوفير التكلفة المناسبة والمعقولة لتخزين المنتجات والبضائع.

إدارة المخزون ليست مجرد عملية بسيطة تتم في الشركة أو المؤسسة، ولكنها عملية في غاية الأهمية، وترجع أهمية إدارة المخازن إلى:

• سهولة تلبية أي طلبيات بسبب المعرفة الجيدة بما لدى الشركة وما يمكنها توفيره.
• معيار من خلاله يتم قياس مدى نجاح المؤسسة وإدارتها للمنتجات بين غيرها من المنافسين.
• توفير أكبر قدر من التكاليف في التخزين.
• زيادة أرباح الشركة في حالة إدارة المخازن الناجحة لما توفره من أمور لا تحتاجها الشركة.
• معرفة الكميات المتوفرة داخل الشركة وتحديد الاحتياجات دون وجود فائض أو هدر.

من أهم الوظائف في عملية إدارة المخازن وظيفة مشرف المخزن، حيث أنه مسؤول عن عدة مهام ضرورية في عملية الإدارة من أهمها:

من أهم الوظائف في عملية إدارة المخازن وظيفة مشرف المخزن، حيث أنه مسؤول عن عدة مهام ضرورية في عملية الإدارة من أهمها:

مشرف المخزن الناجح يقوم عند إدارة المخازن بعمل إدارة مراقبة المخزون بمعنى متابعة فريق العمل وتوجيهه وتحديد مسؤوليات كل فرد فيه، ومراقبة العمل وتقييم العاملين بحيث يتم مكافأة المتقن ومحاسبة المقصرين لضمان نجاح إدارة المخزون.

جرد المخزون بالانجليزي  (stocktaking) هو عملية تتم بإستمرار وتكون مسؤولية مشرف المخزن، وتوجد كثير من محاضر الجرد حيث يوجد محضر جرد المخزون اليومي ويوجد أيضًا محضر جرد المخزون الأسبوعي، وفي الإثنين يتم تحرير محضر جرد المخزون بحيث يحتوي على كافة تفاصيل المخزن والكميات الموجودة بشكل مفصل ودقيق.

من المهام الأساسية لمشرف المخازن القيام بتنسيق المساحات اللازمة لتخزين البضائع والمنتجات، ومراعاة ظروف تخزين كل منها من حرارة ورطوبة وغيرها لضمان توفير أفضل جودة وأقل هدر ممكن.

من المصطلحات المتكررة كذلك في إدارة المخازن وعملية إدارة مراقبة المخزون مصطلح الدورة المستندية للمخازن، ويقصد بها دورة الأوراق الرسمية التي يتم استخراجها تباعًا والمتعلقة بالمخزون الموجود لكل شركة.

تبدأ الدورة المستندية بإصدار إذن إضافة بضاعة جديدة للمخزن، ثم يتم تحرير محضر يتم من خلالها إثبات المعاينة والاستلام عقب الفحص، ثم تأتي الخطوة التالية التي يتم فيها إصدار مستند بصرف المخزون وتجهيز الأوراق التي تثبت الاستلام ويكون فيه كافة تفاصيل المنتج والكميات، وأخيرًا في حالة وجود أي مرتجع يتم إصدار مستند يثبت ذلك.

سبق وذكرنا أهمية عمل جرد المخزون وتحرير محضر جرد المخزون في عملية إدارة المخازن، لذلك في نتعرف الآن كيفية جرد المخزون بالانجليزي (stocktaking) وذلك من خلال القيام بالخطوات الآتية:

1. تحديد أفضل وقت للقيام بعملية الجرد: اختيار الوقت المناسب يقصد به أن تكون البضائع في حالة تسمح بالجرد ولا يتم استقبال أو خروج أي منها في ذلك الوقت، كما أنه لا يتم الجرد في نفس توقيت تحرير محضر جرد المخزون اليومي أو الأسبوعي ولكن بعدهما.
2. عمل تنظيم وتصنيف منسق قبل البدء في الجرد: تنظيم المخزون قبل الجرد يضمن عملية جرد ناجحة دون وجود أخطاء، بالإضافة لخطوة ادارة مراقبة المخزون التي يجب أن تكون تمت في السابق لذلك تأكد من تنظيم جميع البضائع وتصنيفها بشكل صحيح.
3. تحضير كافة الأدوات اللازمة لعملية الجرد: يجب التأكد من جميع الأدوات التي ستحتاج إليها في عملية الجرد، بما في ذلك الأدوات المادية أو الأوراق والمستندات التي ستقوم بالجرد بمساعدتها.
4. الاعتماد على تحديثات محضر جرد المخزون الأخير: محضر جرد المخزون من فوائده أنه يوفر لك أحدث بيانات ممكنة للبضائع الموجودة، قم بالاعتماد على آخر محاضر الجرد المحررة حديثًا.
5. توزيع الأدوار على فريق الإدارة والجرد: توزيع الأدوار يضمن نجاح تقييم إدارة المخزون، قم بتوزيع المهام على الفريق بحيث تسهل عملية الجرد بعد ذلك.
6. جرد كل قسم بشكل منفصل: خلال توزيع المهام يفضل توزيع الأقسام كذلك حتى تتم عملية الجرد بشكل منفصل على مستوى الأقسام وبعدها يتم عمل الجرد الكلي بشكل أيسر.
7. حل المشكلات التي ظهرت خلال الجرد: بعد الانتهاء من الجرد قم بطرح حلول أو المناقشة مع فريقك حول الحلول المقترحة لأي مشكلة ظهرت خلال الجرد.

من ضمن كثير من الأدوات لإدارة المخازن، يأتي كارت الصنف الذي يعتبر من أهم الأدوات الخاصة بضبط الحركة في المخازن، ويمكن القول بأنه تسجيل لكافة الأصناف الموجودة داخل المخزن وكميتها وقيمة كل منها بشكل دقيق.

كما يدرج في كارت الصنف جميع البيانات الخاصة بالكمية الصادرة والواردة من هذا الصنف، بالإضافة لأقصى سعة تخزينية ممكنة داخل المخزن لاحتواء هذا الصنف، بجانب بيانات الاحتياطي من هذا الصنف وغيرها من البيانات الهامة المتعلقة بصنف معين.

كارت الصنف له أهمية كبيرة في إدارة المخازن، حيث يقوم بتحديد الكميات المتوفرة من صنف ما ومدى استهلاكه، كما يوفر من خلال عرض هذه البيانات توضيح لكل عمليات الشراء أو البيع التي يمكن القيام بها بخصوص هذا الصنف وبالتالي مساعدة الإدارة العليا في تحديد موقفها فيما يخص هذا الصنف.

طرق تقييم المخزون كثيرة ومتنوعة، ومن خلالها تحدد قيمة البضائع المخزنة، وتختلف كل طريقة عن أخرى بالشكل الذي يتناسب مع طبيعة بعض الأعمال عن غيرها، ومن أهم طرق تقييم المخزون:

في هذه الطريقة يتم بيع أول المنتجات التي يتم شرائها، وهي من الطرق المنتشرة بشكل كبير في الأوساط التجارية، وذلك لأنها تتميز بالسهولة في الفهم والتطبيق، وتكون مناسبة في حالة حدوث تضخمات بحيث تضمن قيمة أعلى للمخزون وتكلفة أقل للسلع، ومن ثم تؤدي لزيادة الربح بشكل كبير.

ولا ننكر أن لهذه الطريقة عيوب أيضًا، أهمها عند ارتفاع الأسعار لا يمكن من خلالها حصر التكاليف بشكل واضح، كما أنها لا تقدم أي مميزات ضريبية.

من بين طرق تقييم المخزون تأتي طريقة متوسط التكلفة، والتي من خلالها يكون الأساس هو متوسط التكلفة لجميع المشتريات المحددة خلال مدة معينة، وغالبًا يقوم باتباع هذه الطريقة أصحاب المنتجات المتشابهة أو من لا يملكون تنوع كبير في البضائع المخزنة.

من خلال هذه الطريقة، يتم حساب متوسط تكلفة لكل وحدة، وتعتبر هذه الطريقة من طرق تقييم المخزون من الطرق الناجحة خاصة في حالة تحديد تكلفة الوحدات المتشابهة.

يتم في هذه الطريقة بيع الأحدث في المخزون ثم الأقدم، وهي تعتبر طريقة نادرة ما بين طرق تقييم المخزون، وذلك لأنها تعني تكدس البضائع القديمة والتي تكون كذلك أقدم في فترة الصلاحية وتفقد قيمتها بمرور الوقت، ولكن يتم اتباعها في بعض الحالات مثل توقع زيادة تكلفة منتجات معينة، ومن ثم دفع ضرائب أقل على هذه المنتجات المخزنة.

من الطرق المتبعة خاصة في المنتجات الغذائية والعلاجية، وفيها يتم وضع المنتجات بالترتيب الأقرب في الانتهاء فيما يتعلق بتاريخ الصلاحية في مقدمة البضائع المباعة، وذلك حتى لا تفقد قيمتها ويتم هدرها في وقت لاحق، وهي من الطرق الناجحة نوعًا ما خاصة في المنتجات سابقة الذكر.