ما هي إدارة المشتريات؟ لكل شركة احتياجات محددة سواء بصفة شهرية أو سنوية، ومن ثم يجب أن يكون هناك فريق مسؤول عن مشتريات الشركة وإدارتها بشكل منظم، وذلك لكي تتمكن من تقليل التكلفة وزيادة نسبة الأرباح، لذلك نتعرف اليوم على المقصود بمصطلح إدارة المشتريات، والمعايير التي تقوم عليها، ومدى أهميتها لأي مؤسسة، بجانب التعرف على أهم مهام فريق إدارة المشتريات. 

يقصد بإدارة المشتريات عملية تنظيم شراء الموارد والاحتياجات لشركة أو مؤسسة ما بهدف إتمام أعمالها وأداء وظيفتها، مع مراعاة تقليل التكلفة بقدر الإمكان لتحقيق ربح أعلى، ويكون ذلك عن طريق التعامل المباشر مع موردي هذه الاحتياجات والتفاوض واختيار الأنسب والأقل تكلفة للشركة.

أهمية إدارة المشتريات تكمن في توفير عدة أمور لأي شركة أو مؤسسة، ومن أهم فوائد إدارة المشتريات ما يلي:

• جودة المشتريات: الإدارة الجيدة للمشتريات تضمن للشركة أو المؤسسة الحصول على أفضل الخامات والمنتجات في حالة التعامل الجيد واختيار المورد المناسب.
• الحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين: يرى البعض أن الموردين يعتبروا من ضمن عملاء الشركة أو المؤسسة، لذلك الحفاظ على علاقات متينة وقوية معهم دلالة على قوة المؤسسة واعتبارها من أهم المنافسين في السوق.
• كسب علاقات جديدة: من خلال إدارة المشتريات تتعرف الإدارة على أكثر من مورد وتتعامل معه، ويمكنها بناء علاقات جيدة مع قاعدة كبيرة من الموردين مما يضمن الحصول على احتياجات الشركة في أي وقت ومن أكثر من مصدر.
• زيادة الأرباح وتقليل النفقات: من أهداف إدارة المشتريات الناجحة في أي كيان مؤسسي تقليل النفقات والحصول على احتياجات الشركة بأقل تكلفة وبأعلى جودة ممكنة، لذلك فإن الإدارة الجيدة للمشتريات تسهم بشكل رئيسي وغير مباشر في زيادة أرباح المؤسسة.

إدارة المشتريات من أهم الأقسام في أي مؤسسة، لذلك فهناك مجموعة من المهام التي يكون مسؤول عنها فريق إدارة المشتريات والتي تتمثل في:

• الحصول على أفضل العروض من الموردين ومقارنة الأسعار والحصول على خدمات المورد الذي يقدم مزايا تنافسية وجودة عالية.
• معرفة الكمية التي تحتاج إليها الشركة دون زيادة أو نقصان مع مراعاة وجود احتياطي كافي، وعمل الموازنة التي تضمن عدم زيادة النفقات والحفاظ على نسبة أرباح معينة أو زيادتها في حالة الإمكان.
• التعاون مع فريق إدارة المخزون وذلك من خلال ما يعرف بمصطلح الدورة المستندية للمشتريات والمخازن والتي يتم فيها طلب المنتجات بعد الاتفاق مع الموردين ثم مراجعتها وتخزينها في المخازن.
• مراجعة العقود والأوراق المختلفة سواء الناتجة عن الدورة المستندية للمشتريات والمخازن أو عقود البيع والشراء الخاصة بالمشتريات، حيث قد يتم إسناد هذه المهام لفريق إدارة المشتريات أو لفريق إداري منفصل.
• الحفاظ على مستوى ثابت من الجودة يتفق مع سياسات الشركة عند الحصول على المشتريات، وعدم تدني هذا المستوى والعمل على رفعه إذا أمكن.

مراحل دورة المشتريات أو كما يطلق عليها الدورة المستندية للمشتريات والمخازن، وهي كما اتفق عليها علماء الاقتصاد والمحاسبة عبارة عن 4 مراحل تتمثل في الآتي:

هي المرحلة الأولى من الدورة المستندية للمشتريات والمخازن، وفيها يتم إصدار الطلب بالمشتريات سواء عن إدارة المخازن أو إدارة التخطيط، ويكون فيه بيانات الطلب كاملة من اسم الجهة والكمية والتاريخ ورقم الطلب بالإضافة للمواصفات القياسية وسبب طلبها.

المرحلة الثانية من الدورة المستندية للمشتريات والمخازن و يكون مسؤول عنها بشكل رئيسي إدارة المشتريات، ويتم فيها التخطيط لكيفية الحصول على المشتريات بأقل تكلفة وأعلى جودة والحصول على أفضل صفقة ممكنة، ويدرج في طلب التوريد رقمه وتاريخه واسم المورد وبياناته، بالإضافة لشروط الشحن والتسليم والسداد والاتفاقيات المالية بجانب الكميات والاصناف.

تأتي هذه المرحلة في الدورة المستندية للمشتريات والمخازن ضمن مهام إدارة المخازن، وفيها تتم عملية الاستلام ومقارنة الكميات بالمذكور في المستندات والأوراق الرسمية، ويشترط أن تكون الشحنة مستوفية لجميع الشروط المتفق عليها والمدرجة مسبقًا في أمر التوريد.

المرحلة الأخيرة في الدورة المستندية للمشتريات والمخازن وهي مسؤولية كاملة لإدارة الفحص، ويتم مقارنة المواصفات وسلامة المنتجات ومطابقتها للمعايير السابقة وتحديد قبول أو رفض الشحنة لأي خلل ناتج عن المورد.

بما أن إدارة المشتريات تعتمد في عملها على التعاون مع أكثر من إدارة وجهة، فإنه قد تنشأ كثير من العقبات بسبب قصور من أي جهة من هذه الجهات أو من داخل إدارة المشتريات نفسها، مثل:

• الاحتيال أو التعرض للنصب من قبل الموردين غير الموثوقين أو عدم الإلتزام بالأمور المالية من قبل بعضهم.
• عدم توافق المشتريات مع سياسات الشركة أو المواصفات التي قامت بتحديدها سلفًا في أمر التوريد والطلب.
• انعدام المصداقية وعدم اتفاق المذكور في الأوراق والمستندات مع الواقع.
• الروتين وعدم استخدام التكنولوجيا بشكل صحيح وفعال في الإدارة مما يترتب عليه بطء العمليات وتأخرها.
• قلة التنوع في الموردين مما يضطر الإدارة إلى التعامل مع موردين لا يقدموا قيمة مقابل سعر أو بجودة أقل من المتوقعة.
• مشكلات تتعلق بإدارة المخازن أو فريق الفحص في حالة عدم الإلتزام بمتطلبات فريق إدارة المشتريات في الشركة أو المؤسسة.

من ضمن مجموعة كبيرة من البرامج التي يمكنها إدارة المشتريات بشكل ناجح وفعال يأتي نظام ساب بيزنس وان، البرنامج الذي أثبت فعالية ويثق فيه قطاع كبير من رجال الأعمال، فهو يوفر عدة مميزات منها ما يلي:

• تبسيط عملية الشراء وتتبعها بشكل قوي ودقيق للحصول على أفضل جودة وبأفضل قيمة سعرية.
• يقدم برنامج ساب وان خدمات إدارة المبيعات أيضًا وذلك من خلال توفير مجموعة من الأدوات لا غنى عنها في إدارة الشركات.
• يحرص نظام ساب بيزنس وان على إدارة المخزون والربط بينه وبين إدارة المشتريات لضمان إدارة الدورة المستندية للمشتريات والمخازن بشكل قوي وناجح.
• يقوم البرنامج كذلك بالتعامل مع العملاء وتعزيز ثقتهم في مؤسستك من خلال تنظيم جميع العميات المختلفة داخل الشركة.

يقصد بمعايير الأداء لإدارة المشتريات المعايير التي يمكن من خلالها قياس مدى نجاح إدارة المشتريات في تحقيق الأهداف السابق الحديث عنها، ومن خلال قياسها يمكن معرفة مواطن القوة في إدارة المشتريات وتنميتها وكذلك معرفة مواطن الضعف والعمل على تحسينها وتطويرها.

بشكل عام فإنه قد تم الإتفاق على مجموعة من المعايير التي تحكم عملية إدارة المشتريات، نتعرف عليها بشيء من التفصيل فيما يلي:

تعرف معايير الأداء المالي بالإنجليزية بمصطلح Cost-Saving، وتهدف بشكل رئيسي لمعرفة مدى الربح والخسارة المحقق بواسطة الإدارة المالية وذلك عن طريق عمل تحليل شامل لمجمل الأموال المنفقة واتجاهات إنفاقها.

معايير الأداء المالي متعددة، فيمكن قياس إدارة المشتريات عن طريق حساب عائد المشتريات ومقدار الربح الذي تحقق منها، أو عن طريق حساب النفقات التي وضعتها الإدارة وفق خطة محكمة، أو عن طريق المقارنة السعرية بين الموردين واختيار أصحاب المزايا التنافسية للتعامل معهم، كما يمكن حساب معايير الأداء المالي عن طريق تكلفة كل فاتورة بشكل منفصل.

تسمى كذلك بالإنجليزية بمصطلح Delivery، وفيها يتم قياس أداء إدارة المشتريات عن طريق معرفة ظروف التوصيل الخاصة بالمنتج، من وقت الإتفاق والشراء وحتى وقت التوصيل، ومن ثم وضع خطط محكمة للتحكم في إدارة المشتريات طبقًا لنتائج هذه التحليلات.

تختلف معايير التسليم تبعًا لنوع المنتج والشركات المتفق معها على عملية الشراء، ولكن بوجه عام فيمكن قياس معايير التسليم من خلال حساب المدة الممنوحة للمورد واختيار الموردين أصحاب أقل مدة تسليم، أو من خلال حساب زمن دورة الشراء ككل، أو حتى من خلال التعامل مع موردين يمكنهم توفير المنتج المطلوب في الظروف الطارئة، وكذلك بحساب معدل مشتريات هذه الأمور الطارئة واختيار المورد صاحب أفضل أداء في تلبية هذه الاحتياجات.

معيار الجودة من المعايير الهامة في حساب أداء إدارة المشتريات، حيث يمكن استنباط معدل نجاح إدارة المشتريات عن طريق جودة العملية نفسها.

يمكن قياس جودة إدارة المشتريات من خلال حساب معدل الامتثال، وهو عبارة عن حساب لإجمالي العمليات التي تمت عن طريق المورد والتي تتفق مع سياسات الشركة، مع دراسة لمعدلات انحراف أداء المورد كذلك والتي لم تتوافق مع سياسات الشركة، ومن ثم التعامل مع الموردين الأعلى في معدل الامتثال.

حساب مدى تنفيذ المتطلبات خلال عملية الشراء أيضًا تعد من معايير الجودة، ومن خلالها يتم معرفة الموردين الأكثر تلبية لمتطلبات الشراء وبالتالي يكونوا الأكثر في الحفاظ على نفقات التشغيل والحد منها.