لا يدرك كثيرون أهمية اصدار السجل التجاري، رغم أنه من الأساسيات الواجب توافرها لممارسة أي نشاط تجاري سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى الشركات، وفي هذا المقال جمعنا لك كل التفاصيل التي ستحتاج إليها بجانب معرفة ما هو رقم السجل التجاري، كما نتعرف معًا على الطرق الصحيحة لكيفية طباعة السجل التجاري وغيرها من الأمور التي لا غنى عنها في عالم التجارة.

السجل التجاري بشكل عام هو عبارة عن حصر لكافة المعلومات المتوفرة عن الشركات والمؤسسات الموجودة في الدولة، بحيث تشمل هذه المعلومات الهيكل القانوني للمؤسسة والعاملين بها والملكية والشؤون المالية ورقم التسجيل الخاص بالمؤسسة.

كما يتضمن السجل التجاري وصف مفصل لوضع الشركة القانوني للشركة ومدى التزامها بالأحكام المطبقة عليها، ومدى نزاهتها مما يضمن للأفراد والشركات الشفافية والوضوح قبل التعامل مع أي كيان تجاري.

كما سبق وذكرنا فإن السجل التجاري يحتوي على مجموعة من البيانات الهامة الخاصة بالشركة، ومن ضمن هذه البيانات:

• بيانات ملكية الشركة: وهي المعلومات الخاصة بملاك الشركة أو المساهمين فيها، ويدرج في السجل التجاري نسبة الملكية لكل فرد مع بياناته الشخصية وعنوان إقامته.
• معلومات الشركة: وفيها يوجد رقم السجل التجاري للشركة واسمها وتاريخ التأسيس والمعلومات القانونية الخاصة بها.
• سجل الإيداع: وهو سجل يكون متضمن لملفات الشركة مجمعة، ويدرج فيه أي تغيرات في الهيكل الإداراي أو التقارير السنوية لأعمال الشركة.
• العاملون بالشركة: كل تفاصيل وبيانات العاملين في الشركة من أول المديرين وحتى أعضاء مجلس الإدارة والمناصب المختلفة فيها.
• البيانات المالية: تعتبر بمثابة كشف مالي شامل بالمصروفات والإرادات والعجز والأصول وصافي الأرباح التي جنتها الشركة خلال فترة زمنية محددة.

بالحديث عن أهمية اصدار السجل التجاري نشير إلى مصطلح هام متداول في الأوساط التجارية، وهو مصطلح رقم السجل التجاري، فما المقصود به؟ وما أهميته؟

رقم السجل التجاري هو رقم يتم إصداره خلال عملية اصدار السجل التجاري، وهو بمثابة هوية الشركة أو المؤسسة بالنسبة لوزارة التجارة والصناعة وبالنسبة لقطاع الأعمال والتجارة ككل، حيث تتم جميع المعاملات من خلال رقم السجل التجاري الخاص بالمؤسسة، وهو دلالة على تسجيل المؤسسة لدى حكومة المملكة ضمن المنشآت التجارية الموثقة.

كما يضمن رقم السجل التجاري التعامل القانوني بين المؤسسات وبعضها وتسجيل هذه التعاملات في سجلات الدولة، لكي يمكن للشركات المختلفة معرفة تاريخ معاملات الشركة قبل التعامل معها ومعرفة مدى جديتها في التعاملات التجارية المختلفة وما إذا كانت مديونة أو موقع عليها غرامات من قبل الدولة أو الشركات الأخرى.

السجل التجاري ذو أهمية كبيرة لكل تاجر أو رائد أعمال، وهذه الأهمية تنبعث من توثيق العمل أو التجارة ككل، مما يضمن للتاجر والمشتري ما يلي:

• السجل التجاري بمثابة اعتراف حكومي واعتماد للمؤسسة بشكل رسمي كمؤسسة تجارية موثوقة من قبل الدولة.
• وثيقة للتعامل مع مختلف المؤسسات والمنشآت المختلفة، فعن طريقه يمكنك الاستعلام عن أي مكان قبل التعامل معه ومعرفة وضعه القانوني بشكل كامل.
• لا يمكن طلب تمويل من أي جهة إلا في حالة وجود سجل تجاري لشركتك وإثبات المعاملة عن طريق السجل التجاري.
• وجود سجل تجاري أمر ضروري حتى لا تتعرض المؤسسة لعقوبات أو تضعها تحت طائلة القانون وتوقيع الغرامات عليها.
• تعديل المسميات الوظيفية أو إضافتها يتم في الوثائق الحكومية عن طريق وجود السجل التجاري.
• يضمن السجل التجاري وجود قاعدة كاملة وشاملة من بيانات جميع الشركات والمؤسسات العاملة بمجال التجارة مما يسهل التعاون بين الحكومة وبين المنشآت الخاصة.

بعد أن تعرفنا على أهمية اصدار سجل تجاري، نتعرف الآن على أهم الشروط التي وضعتها وزارة التجارة في المملكة بخصوص استخراج سجل تجاري:

• أن يكون طلب استخراج السجل التجاري غير مقدم من قبل شخص يعمل في جهة حكومية أو من العاملين في القطاعات العامة للدولة.
• وجود شهادة الغرفة التجارية والصناعية التي توضح اشتراك الفرد أو المؤسسة فيها وذلك في موعد أقصاه 30 يومًا من تاريخ قيد السجل التجاري.
• دفع المبلغ المقرر للحصول على خدمة اصدار سجل تجاري.
• يجب ألا يقل رأس المال للشركة عن مبلغ 5000 ريال على الأقل.
• ارفاق مستندات ملكية أو إيجار محل العمل لأصحاب الشركات والمؤسسات.

أما بخصوص فتح سجل تجاري في المملكة، فيمكن ذلك بسهولة عن طريق القيام بالخطوات التي وضحتها وزارة التجارة السعودية بالشكل الآتي:

1. أولًا نقوم بالتوجه إلى موقع المركز السعودي للأعمال.
2. نسجل الدخول لدى الموقع أو باستخدام منصة النفاذ الوطني.
3. نسجل جميع بيانات المؤسسة في الخانات المخصصة لذلك.
4. نقوم باختيار نوع مقدم الطلب ما إذا كان المالك أو موكل عن المالك.
5. اختيار اسم المؤسسة وتحديد نوعها والنشاط كما هو مذكور في الاسم التجاري.
6. كتابة كل ما يخص السجل والسنة المالية.
7. تسجيل كافة بيانات التواصل المطلوبة.
8. نضغط على الموافقة والإقرار بصحة البيانات التي تم تسجيلها.
9. نقوم باختيار “تقديم الطلب”.

أما بخصوص كيفية الاستعلام عن سجل تجاري فقد أتاحت وزارة التجارة هذا الأمر من خلال القيام بالخطوات الآتية:

1. الدخول على الموقع الرسمي الخاص بالمنصة الوطنية الموحدة بالمملكة.
2. من الصفحة الرئيسية نختار الاستعلام عن بيانات السجل التجاري.
3. نقوم باختيار “بدء الخدمة” وتعبئة الحقول بالبيانات المطلوبة.
4. بمجرد تسجيل الدخول والضغط على استعلام تظهر صفحة تتطلب ادخال رقم أو اسم السجل التجاري المراد الاستعلام عنه.
5. نقوم بكتابة البيانات المطلوبة ثم نضغط على “بحث” لتظهر البيانات المطلوبة.

أما فيما يخص الطريقة الصحيحة لاصدار مستخرج سجل تجاري، فيمكن الحصول على هذه الخدمة من خلال الآتي:

1. الدخول إلى موقع وزارة التجارة بالمملكة.
2. نختار من الصفحة الرئيسية الخدمات.
3. نقوم باختيار خدمة إصدار مستخرج سجل تجاري.
4. تسجيل الدخول للموقع عن طريق كلمة المرور واسم المستخدم أو عن طريق النفاذ الوطني.
5. نختار “تقديم طلب جديد” ونقوم بالضغط عليها.
6. نقوم باختيار السجل التجاري وكتابة رقم السجل التجاري في الحقل المخصص لذلك.
7. نحدد نوع الإفادة ونقوم بكتابة البيانات المطلوبة.
8. نقوم بمعاينة الإفادة للتأكد من صحة البيانات المسجلة.
9. نختار ” إرسال الطلب”.
10. تظهر صفحة بها بيانات الفاتورة ورقم الطلب ويتم إرسالها لرقم الهاتف المسجل في صورة رسالة نصية.
11. بعد سداد الفاتورة المذكورة نقوم بإجراء طباعة السجل التجاري والإفادة من الصفحة الرئيسية.

في حالة وجود أي بيانات ترغب في تعديلها، يمكنك تعديل السجل التجاري من خلال الخدمات المتاحة حكوميًا عن طريق الآتي:

1. الدخول إلى موقع وزارة التجارة بالمملكة.
2. نختار من الصفحة الرئيسية الخدمات الإلكترونية.
3. نقوم باختيار خدمة تعديل السجل التجاري.
4. نضغط على بدء الخدمة وكتابة المعلومات المطلوبة.
5. تسجيل الدخول للموقع عن طريق كلمة المرور واسم المستخدم أو عن طريق النفاذ الوطني.
6. نختار “تعديل السجل التجاري” من القائمة ونختار نوع التعديل.
7. قم بتعديل البيانات التي ترغب في تعديلها وبعد التحقق من السجل التجاري اضغط على “ارسال الطلب”.
8. يتم إرسال الفاتورة لهاتفك المحمول، وبمجرد سدادها يمكنك طباعة السجل التجاري الجديد الخاص بك.

يمكنك أيضًا القيام بعملية تجديد السجل التجاري بعد انقضاء فترة العمل به من خلال خدمات وزارة التجارة عن طريق القيام بالآتي:

1. الدخول إلى موقع وزارة التجارة بالمملكة.
2. نختار من الصفحة الرئيسية الخدمات الإلكترونية.
3. نقوم باختيار سجلاتي التجارية.
4. نضغط على بدء الخدمة وكتابة المعلومات المطلوبة.
5. تسجيل الدخول للموقع عن طريق كلمة المرور واسم المستخدم أو عن طريق النفاذ الوطني.
6. نختار من الاختيارات المتاحة “تجديد السجل التجاري”.
7. يمكنك اختيار عدد سنوات السجل التجاري ما بين سنة وحتى 5 سنوات كحد أقصى.
8. بعد التأكد من صحة جميع البيانات، قم بإرسال الطلب.
9. يتم إرسال فاتورة السداد، وبمجرد سدادها يتم تجديد السجل التجاري الخاص بمؤسستك.

في بعض الأحيان قد يرغب التاجر أو صاحب الشركة في نقل ملكية السجل التجاري الخاص به، ويمكن القيام بذلك من خلال الآتي:

1. الدخول إلى موقع وزارة التجارة بالمملكة.
2. نختار من الصفحة الرئيسية الخدمات الإلكترونية.
3. نقوم باختيار سجلاتي التجارية.
4. نضغط على بدء الخدمة وكتابة المعلومات المطلوبة.
5. تسجيل الدخول للموقع عن طريق كلمة المرور واسم المستخدم أو عن طريق النفاذ الوطني.
6. نختار من بين الخدمات الخاصة بالسجل التجاري “نقل ملكية السجل التجاري”.
7. يتم ارفاق عقد المبايعة والتنازل مع كتابة أطراف المبايعة  وكتابة رقم السجل التجاري ثم نضغط على “إرسال الطلب”.
8. يقوم المدقق القائم على الموقع بمراجعة الطلب وبمجرد الموافقة عليه نقوم بالضغط على “استكمال الطلب”.
9. نقوم بكتابة رمز التحقق المرسل نصيًا، وبمجرد سداد الفاتورة يتم نقل السجل التجاري.

في حالة ما إذا كنت تريد الغاء السجل التجاري أو بالأحرى شطب السجل التجاري من سجلات الوزارة، يمكنك القيام بالآتي:

1. أولًا نقوم بالتوجه إلى موقع المركز السعودي للأعمال.
2. نسجل الدخول لدى الموقع أو باستخدام منصة النفاذ الوطني.
3. نسجل جميع بيانات المؤسسة في الخانات المخصصة لذلك.
4. نحدد نوع السجل الذي نرغب في شطبه من السجلات.
5. نقوم بكتابة البيانات المطلوبة في نموذج تعبئة الطلب.
6. نضغط على “تقديم الطلب” وننتظر التأكيد على اتمام عملية شطب السجل التجاري.

مصطلح السجل التجاري  الالكتروني من المصطلحات الدارجة في عالم التجارة والأعمال، ويمكننا القول أن السجل التجاري الالكتروني هو نفسه السجل التجاري العادي ولكنه يتم استخراجه إلكترونيًا بالخطوات التي سبق وقمنا بتوضيحها، وأهميته هو توفير صورة من السجلات التجارية على موقع وزارة التجارة لكي يتم الرجوع إليه في أي وقت.

أي أن السجل التجاري الالكتروني يوفر قاعدة بيانات للدولة وللتجار وأصحاب الشركات من خلال موقع الوزارة دون الحاجة للبحث عن المستندات الورقية، ولكل مؤسسة يوجد النوعان: السجل التجاري الورقي والسجل التجاري الالكتروني أيضًا، ومن الضروري طباعة السجل التجاري والاحتفاظ بنسخة منه.

بوجه عام فإن السجل التجاري هو صمام أمان للعاملين بقطاع التجارة لضمان حقوقهم وإقرار منهم بسداد جميع المستحقات والواجبات تجاه الشركات المختلفة في القطاع، واستخراجه ضرورة لا بد منها للقيام بالعملية التجارية.