ما هي القيود المحاسبية؟ وهل هي ضرورية في العمليات المالية وعالم الاقتصاد؟

مصطلح القيود المحاسبية من المصطلحات التي تتكرر كثيرًا وتتردد على ألسنة العاملين بالاقتصاد، ومن خلال مقالنا اليوم نتعرف على مفهوم القيود المحاسبية وأنواعها المختلفة، كما نتعرف سويًا على أهم أنواع دفاتر المحاسبة وغيرها من الأمور المتعلقة بمجال الاقتصاد.

هي أداة اقتصادية تحليلية تقوم بعمل تحليل شامل للوضع المالي بالشركة أو المؤسسة، بحيث تحتوي على كل التفاصيل المتعلقة بالحسابات والارقام الخاصة بها.

الهدف الأول لوجود القيود المحاسبية هو عمل جرد بجميع الصفقات التي تتم داخل المنشأة، وبالتالي فهم ما تحتاج إليه لاتخاذ القرارات التي تساعد في نموها وتعويض أي خسائر سابقة، ويحدث لبس لدى كثير من الناس في فهم معنى بعض هذه القيود كالقيود المركبة أو قيود اليومية أو قيود التسوية أو غيرها من الأنواع المتعارف عليها، إلا أن الموظفين المعنيين بالمحاسبة يقومون بالفهم والتعامل مع هذه القيود بشكل احترافي.

كما سبق وذكرنا فإن للقيود المحاسبية أهمية كبيرة، وبجانب استخدامها في تحليل الأوضاع المالية للشركات فهي كذلك لها اهمية أخرى تتمثل في:

• الالتزام باللوائح والقوانين: القيود المحاسبية تشجع الشركات على تطبيق القانون والالتزام بمواده، مما يضمن عدم تعريض الشركة للمساءلة القانونية وتوقيع عقوبات عليها.
• ترتيب العمليات المالية: من خلال معرفة الوضع المالي بشكل كامل، يمكن اتخاذ القرار الصحيح واختيار التعاملات التي تخدم الوضع المالي الحالي أولًا وترتيبها وفقًا لاحتياجات الشركة.
• حماية المنشأة من العجز والهدر: توفير معلومات اقتصادية صحيحة يعني حسابات دقيقة، وهو الأمر الذي يؤدي بالتبعية لتجنب أي هدر في الموارد المالية ومنع حدوث عجز في الموازنة العامة للشركة.

تتنوع القيود المحاسبية تبعًا لطبيعة ما تحتويه من بيانات أو معلومات، أو حتى للمدى الزمني الذي تتضمنه مثل قيود اليومية، ولا شك أن العاملين بمجال الاقتصاد يتعرضون يوميًا لمصطلحات مثل قيود التسوية والقيود البسيطة وقيود اليومية، لذلك فيما يلي نتعرف على كل هذه الأنواع بشيء من التفصيل.

القيد البسيط يُعرف بهذا الاسم لكونه يعتمد على وجود طرفين فقط يُعرفان في عالم الاقتصاد بالدائن والمدين، أي أنه يحتوي حسابين فقط وهما حساب المستقبل، والحساب التابع للمنشأة أو الشركة. أهمية هذا القيد تتمثل في تحديد ما إذا كانت الشركة في وضع الدائن أم المدين، بمعنى أنه يحدد ما إذا كانت الشركة مستحقة لأموال معينة أم ينبغي عليها سداد هذه المبالغ للطرف الآخر.

باختصار، القيد البسيط يهدف لمعرفة الصادر أو الوارد تجاه طرف واحد فقط، ويتم تدوين هذه المعلومات فيه لمعرفة الوضع المالي تجاه هذا الطرف.

يمكننا القول أن القيد المركب هو عكس القيد البسيط، فكما سبق وذكرنا القيد البسيط يضم طرفين فقط هما الدائن والمدين، أما القيد المركب فهو يضم معاملات لعدة أطراف أو بالأحرى كل الأطراف، وجمعها في النهاية لحساب إجمالي قيد الدائن وإجمالي قيد المدين، ويمكن أن يكون لكل مدين أكثر من دائن أو لكل دائن أكثر من مدين لذلك يُعرف هذا القيد بالمركب.

قيود اليومية هو القيد الرئيسي بين كل القيود المحاسبية، وتمت تسميتها قيود اليومية لأنه يقوم بمراقبة حركة الأموال في المنشأة أو الشركة بشكل يومي وتسجيل كل يوم بشكل منفصل.

وتتمثل أهمية قيود اليومية في تحليل المعاملات وإمكانية معرفة منبع الخطأ أو التقديرات الخاطئة للأموال، كما أن قيود اليومية يتضمن كل بيانات المعاملة التي تمت خلال هذا اليوم، لذلك لا غنى عنه في أي مكان مالي أو تجاري، ويمكننا القول أن قيود اليومية هو لبنة بناء باقي القيود المحاسبية.

قيود التسوية هي نوع من القيود المحاسبية التي تهدف لتسوية الإيرادات والمصروفات، بمعنى أن قيود التسوية يتم من خلالها جرد جميع المصروفات والإيردات التي لم يتم إدراجها في الدفاتر المحاسبية.

 قيود التسوية متخصصة بمعنى أن قيود التسوية تنقسم لعدة أنواع يختص كل نوع منها بمعرفة المبالغ التي لم يتم إدراجها الخاصة بنوع واحد فقط، ومن هذه الأنواع:

• قيود التسوية للتأجيلات: هذا النوع من قيود التسوية يهدف لتدوين المبالغ التي تم دفعها بأثر رجعي، سواء من قبلك أو من قبل المشتري، بمعنى أنها دفعات مالية تم دفعها قبل استلام البضائع المقابلة لها، سواء كانت شركتك الطرف المشتري أو الطرف البائع.
• قيود التسوية للتقديرات: قيود التسوية التقديرية يتم فيها إدراج أي اختلاف في الأسعار نتيجة لحركة السوق، بمعنى أنه إذا ارتفعت قيمة الأصل الذي تمتلكه شركتك أو انخفضت فإن أهمية قيود التسوية التقديرية تتمثل في حساب نسبة هذا التغير وإدراجها فيه.
• قيود التسوية المستحقة: يشمل هذا النوع من قيود التسوية إدراج المبالغ المستحقة والتي يتم تأجيلها لفترة معروفة، مثل دفع الرواتب الذي يتم دفعها في آخر الشهر، أو حتى إيرادات مستحقة للاستلام قبل موعد معين.

هو القيد المسؤول عن تصفير الحسابات، بمعنى أنه قيد سنوي يتم عمله مع نهاية العام المالي أو الفترة المقررة، وفيه يتم غلق كل الحسابات والأرصدة التابعة للمنشأة سواء حسابات الإيرادات أو المصروفات، وذلك لكي تتمكن المنشأة من بدء عام مالي جديد بحسابات وقيود محاسبية جديدة.

بعكس ما ذكرنا في قيود الإقفال، فهذا القيد مختص ببداية فترة محاسبية أو عام مالي جديد، ويتضمن كل التغيرات التي طرأت على المنشأة وإدراجها فيه، بحيث يتم تسجيل جميع الالتزامات في خانة الدائن، وفي المقابل يتم تسجيل جميع الأصول في الخانة الخاصة بالمدين، وللشركات التي تبدأ عامها المالي الأول يكون القيد الافتتاحي خالي من أي أرقام.

يرتبط هذا القيد ارتباطًا وثيقًا بقيود التسوية، بمعنى أنه يعالج أي أخطاء واردة فيه وتصحيحها، فهو يقوم بمسح أي أثر ناتج عن قيد التسوية لبدء فترة جديدة بأخطاء أقل من الفترة السابقة.

بعد أن تعرفنا على إجابة سؤال ما هي القيود المحاسبية؟ وتعرفنا على أنواعها أيضًا، نتعرف الآن على الطريقة الصحيحة لعمل القيود المحاسبية، وهي كالتالي:

1. الحصر: نقوم بعملية حصر لكافة موارد الشركة وما تحتويه من أصول وخصوم وسيولة والتزامات أو ديون بشكل دقيق.
2. عمل القيد الافتتاحي: كما سبق وذكرنا فأن القيد الافتتاحي من القيود الضرورية في بداية السنة المالية، يتم إعداده وتحديد أركانه وتضمين كل المعلومات التي تم الحصول عليها في خطوة الحصر.
3. تضمين المستندات: يجب بعد ذلك الاحتفاظ بكل المستندات الهامة التي تثبت ملكية كل أصل من أصول الشركة سواء كانت الأصول الثابتة أو الأصول المتداولة.
4. حساب الاحتياطي: الاحتياطي من أهم الأمور التي يجب مراعاتها عند عمل القيود المحاسبية، وذلك لأنه درع الشركة في مواجهة أي مواقف مفاجئة أو التزامات لا بد من سرعة سدادها.
5. البدء: بعد القيام بالخطوات السابقة وعمل القيد المحاسبي، يمكنك البدء في إدراج باقي القيود تبعًا للبيانات التي حصلت عليها في عملية الحصر والبيانات المدونة في القيد الافتتاحي ومن ثم بدء معاملاتك المالية بشكل صحيح ودقيق.

هناك أكثر من نوع للدفاتر التي يمكنك من خلالها تسجيل المعاملات والقيود المحاسبية، ومن أهم هذه الدفاتر ما يلي:

هو الأهم بين دفاتر المحاسبة، حيث يتم فيه تسجيل القيود المحاسبية يوميًا بيوم ليسهل تتبع باقي المعاملات المسجلة، ويضم الإيرادات والمصروفات اليومية للشركة.

لا غنى عنه في أي معاملة، فهو واحد من أهم القيود المحاسبية، ويتضمن هذا الدفتر كل معاملات الشركة ويسجلها بشكل مفصل بالتاريخ والمبالغ المدفوعة، ويقوم بربط كل الدفاتر الأخرى ببعضها، فهو دفتر شامل يقوم بمراجعة جميع المعلومات الواردة في باقي الدفاتر، ومعالجتها وتوحيدها، بحيث يقدم المعلومة الدقيقة عن المبالغ المالية وضبطها، وفي الوقت الحالي توجد كثير من البرامج والتطبيقات التي توفر نسخة إلكترونية منه نظرًا لأهميته في أي عملية اقتصادية.

من الدفاتر المحاسبية الهامة، وهي يتضمن حساب بعض المعاملات الهامة الخاصة بميزانية المؤسسة والجرد لكافة أصولها، كما يتضمن حسابات حقوق الملكية والخصوم.

هذا الدفتر من الدفاتر المتخصصة بفرع محدد في المنشأة أو الشركة، وهو الفرع الخاص بالتعاملات التجارية مع الأطراف الخارجية من موردين أو عملاء، ويتم تسجيل كافة المراسلات من خلاله.

القيود المحاسبية والدفاتر المحاسبية جميعها أدوات في أيدي المحاسبين لتطوير العمل والحفاظ على نسبة الربح في زيادة وتجنب الخسارة، وأي مؤسسة يمكن الاستدلال عن مدى نجاحها من خلال مراجعة القيود والدفاتر المحاسبية الخاصة بها.