دليل إدارة المشتريات والمخزون عبر ساب بزنس وان

كيف تدير الشركات المشتريات والمخزون؟ كيف تتعامل مع الموردين والعملاء يوميًا وتتابع كافة العمليات المتعلقة بهما دون الدخول في أية تعقيدات؟ وكيف يمكن الحفاظ على كفاءة الأداء في كل منهما حتى مع التوسع في السوق؟ 

في هذا المقال نجيب عن تلك الأسئلة من خلال برنامج ساب للمشتريات والمخزون، الذي يحقق أقصى ربحية ويتمتع بعدة خصائص تجعله الخيار الأمثل لمختلف أنواع الشركات الناشئة والمتوسطة.

يُمثل برنامج ساب بزنس وان حلًا برمجيًا مثاليًا تستخدمه مختلف الشركات الناشئة والمتوسطة في جميع انحاء العالم، إذ يوفر عدة مهمات تُحدث تحولًا جذريًا في أداء الشركة، إليك أهمها في النقاط الآتية:

يوفر برنامج ساب للمشتريات والمخزون وان قوالب جاهزة لإنشاء أوامر شراء دقيقة تحتوي على كافة تفاصيل المنتجات، الكميات، الأسعار، وشروط التسليم، ويستطيع الموظفون بعد ذلك تتبع حالة كل أمر شراء من المنصة والتأكد من استلام البضائع بكل سهولة، والميزة في هذا الأمر هو أن أي أمر شراء يُنفذ فإن بيانات المخزون والمستحقات تُحدث على الفور.

من أبرز الحلول التي يتيحها برنامج ساب للمشتريات والمخزون هي متابعة طلبات الشراء عن طريق قاعدة بيانات كاملة خاصة بالموردين، تشمل بيانات الاتصال وسجلات الشراء الخاصة بهم، مما يُسهل متابعة تاريخ الطلبات مع كل مورد، ومعرفة تفاصيل السداد وغيرها؛ عن طريق التنبيهات التلقائية التي يُصدرها البرنامج للتذكير بحالة الطلبات.

تُصدر الفواتير الخاصة بالمشتريات في البرنامج بطريقة مؤتمتة، فتُربط المدفوعات بالفواتير للتعرف فيما بعد على الفواتير التي سُددت أو التي ما زالت مُعلّقة، من خلال هذا الأمر يقل التدخل البشري في إدخال البيانات وعلى إثره تقل الأخطاء البشرية.

يسمح برنامج ساب للمشتريات والمخزون بتخصيص الفواتير بما يتناسب مع هوية الشركة أو المورد الذي يتعامل معه، وتفاصيل المعاملات مثل شروط الدفع، العملة المستخدمة، والضرائب المضافة. وأهم ما يوفره البرنامج أيضًا هو أنه يدعم طرق الدفع المتعددة مثل التحويلات البنكية، البطاقات الائتمانية، والدفع الإلكتروني.

من أبرز مميزات برنامج ساب هو إدارته للمخزون بتنظيم ومنهجية، فبعد كل عملية بيع تُخصم مباشرة الكميات الموجودة، ولتجنب فجائية نقصان المخزون يُرسل النظام تنبيهات فورية عند انخفاض مستواه.

عند دخول وخروج أية بضائع في المستودع يساعد البرنامج على تسجيل كافة تلك التحركات، ويتكامل بكل مرونة مع أوامر الشراء والمبيعات.

لا يقتصر تتبع المخزون في برنامج ساب للمشتريات والمخزون على موقع مخزن واحد، وإنما يتيح إمكانية إدارته في مواقع متعددة؛ من خلال عرض تفاصيل الكميات الموجودة فيها على المنصة، والربط أيضًا بينهم لتحليل المخزون في كل منهم، وحسن توزيع المنتجات بهم.

من خلال إنشاء أمر جرد عن طريق البرنامج تبدأ عدة خطوات لفحص المخزون، هي:

• إنشاء ما يُعرف بإشعار التسوية للمخزون.
• تحديد المستودع والعناصر المراد جردها ثم إدخال الكميات الموجودة بالفعل فيه.
• تنفيذ الجرد الفعلي باستخدام أجهزة المسح الضوئي، لتسهيل عملية الجرد.
• إدخال البيانات وتحديد الفروقات بين الكميات المسجلة والكميات الفعلية.

لا يعمل برنامج ساب منفصلًا، إذ يتكامل هو وباقي الأقسام معًا كقطع الأحجية كالآتي:

• التكامل مع الموردين، عن طريق ربط بيانات المخزون مع إدارة المشتريات وسلسلة التوريد لضمان توافر المواد، واستلامها في الوقت المحدد.
• التكامل مع قسم المحاسبة، لتحديث البيانات المالية تلقائيًا وبصورة متجددة، بالإضافة إلى إنشاء السجلات المالية والقيود المحاسبية عند تنفيذ أية معاملات، مما يوفر مزامنة بين بيانات الشراء والحسابات المالية.
• التكامل مع المبيعات، لمراقبة الطلبات وتوافر المنتجات في المخزن وضمان عدم نفادها، واتخاذ خطوات فعلية لسد أي نقصان على الفور.

تساعد الأتمتة على توفير الوقت والجهد وتجنب أية أخطاء، ويتيحها برنامج ساب للمشتريات والمخزون من خلال الممارسات الآتية:

• المطابقة الفورية لأية أوامر شراء مع الفواتير الواردة لتجنب الأخطاء.
• تحسين كفاءة الأداء من خلال الاعتماد على التكنولوجيا وتقليل التدخل اليدوي وضمان توافر المنتجات.
• إرسال أوامر الشراء إلى الموردين عبر البريد الإلكتروني أو من خلال تكامل النظام مع أنظمتهم.
• إنشاء أوامر شراء تلقائية عند وصول المخزون إلى حد إعادة الطلب.

يتولى برنامج ساب للمشتريات والمخزون مهمة تنظيم وتحديث كافة بيانات المنتجات والمواد التي تتعامل معها الشركة، من خلال: 

• تصنيف العناصر والمواد والمنتجات في فئات وأقسام محددة لسهولة إدارتها.
• تسهيل تتبع المنتجات عن طريق تسجيل بيانات كل منتج من الاسم والوصف والكود الخاص والأرقام التسلسلية وغيرها.
• إعداد تقارير تحليلية بناءً على تلك البيانات تساعد على معرفة أي الفئات تحقق مبيعات أفضل.

يقدم برنامج SAP B1 عدة أدوات مميزة تستخدم في مراقبة التكاليف واتخاذ قرارات أفضل لإدارة الربحية، وتتمثل في: 

• القدرة على التنبؤ بالطلب، فمع التحليل للمنتجات الأكثر طلبًا، يستطيع النظام توقع الطلبات المستقبلية.
• مراقبة هوامش الربح، فيقدم برنامج ساب للمشتريات والمخزون تقارير فورية عن هوامش الربح الإجمالية، أو الفردية وبالتالي تحسين استراتيجيات التسعير.
• تحديد المنتجات الأكثر طلبًا، يسمح النظام بالتعرف على المنتجات الأكثر مبيعًا، عن طريق تحليل الإيرادات والتكاليف المتعلقة به.
• إتاحة التحليلات المتقدمة، التي توفر تقارير خاصة بتوزيع التكاليف في مختلف الأقسام والمنتجات وبالتالي فهم مصادر النفقات.

يتيح نظام البرنامج تحسين كفاءة عمليات الشراء وضمان الالتزام بالشروط التعاقدية مع الموردين من خلال إدارة العقود؛ سواء كانت قصيرة الأجل أم بعيدة، وتُدار تلك العملية من خلال:

• مراقبة الامتثال للقوانين والشروط المتفق عليها مثل الكميات، الجودة وغيرها.
• توفير التوثيق الشامل للعقود؛ بما فيها من الأسعار، الكميات المتفق عليها، جداول التسليم، وشروط الدفع.
• المرونة في أنواع العقود، فهناك اتفاقيات توريد طويلة الأجل، وأيضًا عقود شراء موسمية.
• التحديث الفوري للبيانات عند إصدار أوامر الشراء بناءً على الاتفاقيات المعتمدة.

يتولى برنامج ساب للمشتريات والمخزون المهمات اليسيرة الروتينية التي تستهلك وقتًا كبيرًا وجهدًا ثقيلُا، ويتولى أيضًا المهام المعقدة التي تحتاج إلى دقة عالية لتجنب وقوع أية مشكلات حالية أو مستقبلية تؤثر على أداء الشركة في السوق، لذا إذا كنت ترغب في تثبيت البرنامج ورفع كفاءة أداء كافة الأقسام تواصل معنا على الفور لنساعدك.