سند القبض: تعريفه، محتوياته، والفرق بينه وبين الفاتورة

يُعد سند القبض واحدًا من أعمدة العمليات المالية الموجودة في أية شركة أو مؤسسة، فهو ليس وثيقة أو ورقة فحسب، وإنما هو أداة تُستخدم في ضمان الحقوق وتعزيز الاستقرار المالي، ومع ظهور الرقمنة في عصرنا الحالي كان لا بد من ظهور سند القبض الإلكتروني الذي يزيد من سرعة إنجاز المعاملات، ويضيف خصائص أمان تسهم في الحفاظ على البيانات، تابع القراءة لمعرفة المزيد من التفاصيل حوله.

يعبر مصطلح سند القبض عن مستند يستخدم في العمليات المالية في المؤسسة، والهدف منه هو توثيق الإيرادات أو المدفوعات الواردة مثل سداد الديون أو تسوية الفواتير، وهو إثبات قانوني أن المستلم قد تلقى المبلغ المحدد من الدافع، سواء كان ذلك نقدًا أو عبر وسائل دفع أخرى، مما يساعد على متابعة التدفقات المالية أولًا بأول.

لسند القبض عدة أدوار تتجاوز حدود كونه وثيقة رسمية لتسجيل المعاملات المالية فقط لتتبع التدفقات المالية النقدية داخل المؤسسة، مثل: 

• ضمان حقوق الأطراف، فهو دليل قانوني يساعد على إثبات أن المستلم قد تلقى المبلغ، مما يحمي حقوق كل من الدافع والمستلم. 
• تيسير عملية المراجعة والتدقيق المالي، فوجود مصدر موثوق يُرجع إليه مثل سندات القبض يساعد الموظفين على مراجعة تلك المصادر مع السجلات المحاسبية الأخرى واكتشاف أية أخطاء وضمان دقة البيانات.
• تسهيل إعداد التقارير المالية، إذ تسهم سندات القبض في مساعدة المحاسبين أو المديرين الماليين على تتبع الإيرادات والمدفوعات الواردة، وبالتالي القدرة على إعداد التقارير الفورية واتخاذ القرارات الأنسب.
• الامتثال للمعايير المحاسبية واللوائح الضريبية، إذ يساعد في تسجيل الإيرادات بدقة وفقًا للمعايير الدولية (IFRS)، وأيضًا يُستخدم كدليل لإثبات الإيرادات والمصروفات، مما يُسهّل حساب الضرائب بدقة.

مع دخول الأدوات التكنولوجية في كافة مجالات العمل، فمن الطبيعي أن تتحول السندات الورقية إلى سندات إلكترونية لتسهيل العمليات العمليات المالية وزيادة دقتها وتحقيق التكامل أيضًا، وتُصدَر تلك السندات وتُخزن أيضًا عبر أنظمة إلكترونية مما يقلل الجهد والوقت الذي كان يُستهلك سابقًا في توثيق نظيرتها الورقية، وأيضًا يحافظ على أمان البيانات المالية من التلف أو الضياع أو التزوير.

تتكون وثيقة السند من عدة أجزاء وعناصر أساسية لتسجيل كل المعلومات التي توفر الدقة في البيانات المالية المسجلة، وهي:

ويعرض هذا العنصر التفاصيل الخاصة بالمؤسسة أو الشركة المصدرة للسند، من أجل وضوح البيانات المتعلقة بهوية الجهة المستلمة للأموال، ويستوجب وجود اسم الشركة، والعنوان الخاص بها، وبيانات التواصل معها، وشعارها إن وجد.

ترقيم السندات المالية من أهم الخطوات التي تتعلق بإصدارها، إذ يساعد هذا الرقم المخصص على سهولة التتبع، ودقة المراجعة في السجلات المالية.

يساعد عنصر تاريخ إصدار السند المالي على التتبع الزمني للتدفقات النقدية بكل سهولة، وأيضًا يضمن حقوق الأطراف إذا ما وقع أي ظرف في أي وقت، فإن التاريخ الذي تم فيه إصدار السند واستلام الأموال يمكن أن يسهم في إرجاع الحقوق إلى أصحابها.

وهنا يُكتب اسم الشخص أو المؤسسة أو الشركة التي دفعت المبلغ، مما يساعد على تتبع من هو الطرف الدافع ومصدر الأموال أيضًا من أجل التواصل معها بسهولة إذا لزم الأمر.

يُحدد هذا القسم القيمة المالية التي تم استلامها، مع ذكر العملة المستخدمة. توضيح المبلغ والعملة يُساعد في الحفاظ على دقة السجلات المالية وتجنب أي سوء فهم.

يوضع في السند بند طريقة الدفع التي اسُتلم من خلالها المبلغ والتي يمكن أن تكون تحويلًا بنكيًا، نقدًا، أو وسائل دفع إلكترونية أخرى، مما يوفر حسن إدارة التدفقات النقدية.

يتطلب السند توقيع الشخص المخول باستلام الأموال، مما يُضفي صفة رسمية ويُعزز من مصداقية السند كوثيقة قانونية.

يساعد هذا العنصر على معرفة سبب استلام هذا المبلغ، فربما يكون الغرض دفع فاتورة معينة، أو تسوية دفعة مقدمة، أو استلام تبرع، كل هذا يوضحه عنصر الغرض.

هناك عدة تحديات تقابل الشركات التي تعتمد على إصدار  السندات التقليدية، من أبرزها:

• التأخير في عمليات السداد والتسويات، فعدم وجود إشعارات كما يحدث في السندات الرقمية للتنبيه على وقت الدفع، ربما يؤدي إلى تأخيرات، والتأثير على التدفقات النقدية للمؤسسة.
• الأخطاء البشرية، لأن السند التقليدي يعتمد على الإدخال اليدوي فإن ذلك قد يؤدي إلى وقوع أخطاء بشرية، مثل تسجيل مبالغ غير صحيحة أو تصنيف الحسابات بشكل خاطئ. 
• الصعوبة في تتبع وتنظيم السندات، ففي الشركات المتوسطة والضخمة تكون السندات الورقية ذات عدد لا نهائي، وإدارتها يكون مرهقًا ويؤدي إلى فقدان أو سوء تنظيم الوثائق.
• التعرض للتزوير، فالتزوير هو أكثر أنواع الاحتيال شيوعًا، وبالتحديد تزوير البيانات الموجودة في المصادر الورقية إذ تسهل تلك العملية لعدم وجود رقابة تحفظ أمن البيانات.

يُعد برنامج ساب من أهم البرامج التي توفر حلولًا برمجية لإدارة العمليات المالية والمحاسبية، ولتخطي المشكلات التي كانت تواجه الشركات سابقًا بسبب السندات المالية الورقية، ساعد برنامج ساب على إتاحة نماذج السندات بشكل إلكتروني تام، تحفظه تقنيات وتشفيرات عالية الأمان لضمان عدم وصول أي أشخاص غير مصرح لهم الوصول إلى تلك السندات، وبالتالي الحفاظ على بيانات الشركة.

من أهم مميزات إنشاء سندات القبض عبر برنامج ساب هو أنه يتيح إنشاء السندات بسرعة ودقة وسهولة، وبالتالي اختصار الوقت المبذول سابقًا، وضمان دقة البيانات.

من أبرز الأسئلة الشائعة حول هذا الأمر ما يلي: 

المعيار	سند القبض التقليدي	سند القبض الإلكتروني
الشكل	ورقي	رقمي
التكلفة	منخفضة	قد تكون أعلى بسبب التكنولوجيا
الأمان	عرضة للتزوير	أكثر أمانًا بسبب التشفير
التخزين	يتطلب مساحة مادية	يتم تخزينه إلكترونيًا
السرعة	أبطأ في الإنشاء والمعالجة	أسرع في الإنشاء والمعالجة
التكامل	محدود	يمكن دمجه مع أنظمة أخرى

وجه المقارنة	سند الفاتورة	سند القبض
التعريف	مستند يُصدر لطلب الدفع من العميل مقابل سلع أو خدمات مقدمة.	مستند يُصدر كإثبات على استلام الأموال من العميل.
الوقت	يُصدر قبل الدفع.	يُصدر بعد الدفع.
الغرض	إعلام العميل بالمبلغ المستحق وكيفية الدفع.	إثبات أن المبلغ قد تم استلامه.
العناصر	– تفاصيل السلع أو الخدمات. – المبلغ المستحق. – تاريخ الاستحقاق. – تفاصيل الدفع.	– المبلغ المستلم. – تاريخ الاستلام. – طريقة الدفع. – اسم الطرف الدافع.
الأطراف المعنية	– البائع (المُصدر). – المشتري (العميل).	– البائع (المستلم). – المشتري (الدافع).
التخزين	يتم تخزينه حتى يتم الدفع.	يتم تخزينه كدليل على استلام الأموال.

وجه المقارنة	سند القبض	سند الصرف
التعريف	مستند يُصدر كإثبات على استلام الأموال من طرف آخر.	مستند يُصدر كإثبات على دفع الأموال لطرف آخر.
الوقت	يُصدر بعد استلام الأموال.	يُصدر بعد دفع الأموال.
الغرض	إثبات أن المبلغ قد تم استلامه.	إثبات أن المبلغ قد تم دفعه.
المحتوى	– المبلغ المستلم. – تاريخ الاستلام. – طريقة الدفع. – اسم الطرف الدافع.	– المبلغ المدفوع. – تاريخ الدفع. – طريقة الدفع. – اسم الطرف المستلم.
الحالة القانونية	يعتبر إثبات استلام أموال.	يعتبر إثبات دفع أموال.
التأثير المحاسبي	يُسجل كإيراد محقق.	يُسجل كمصروف أو التزام.
الأطراف المعنية	– البائع (المستلم). – المشتري (الدافع).	– البائع (الدافع). – المشتري (المستلم).
التخزين	يُخزن كدليل على استلام الأموال.	يُخزن كدليل على دفع الأموال.

ختامًا فإن سند القبض هو ركيزة ودعامة أساسية في العمليات المالية والمحاسبية داخل الشركة، وإدارته وإنشائه بشكل يواكب التغيرات الرقمية الحالية سيساعد كثيرًا على حدوث تطور ملحوظ في كافة معاملات الإدارة المالية، ومن ثمّ تحسين كفاءة باقي عمليات الأقسام المختلفة.